Su un progetto software il prezzo iniziale è la parte meno informativa del preventivo. Quello che decide il costo finale è il perimetro: quante persone diverse lo useranno, quanti stati può assumere un documento, quanti sistemi vanno collegati e cosa succede quando emerge un caso che nessuno aveva considerato. Un preventivo che non nomina queste cose non è un preventivo: è un punto di partenza per una trattativa che farai a lavori iniziati.
Le sei verifiche, in ordine di quanto costa saltarle
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Il perimetro è scritto in modo che si possa dire di no
«Gestione ordini» non è un perimetro. «Inserimento ordine, modifica fino alla conferma, tre stati, notifica al cliente a ogni cambio, nessuna gestione di reso nella prima versione» è un perimetro: si può leggere e si può contestare. La differenza fra i due modi di scrivere è tutta la differenza fra i progetti che finiscono e quelli che si trascinano.
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I ruoli sono elencati uno per uno
Ogni tipo di utente è un insieme di schermate, permessi e casi limite da progettare e provare. Tre ruoli non costano il triplo di uno, ma costano molto più di uno. Se il preventivo non li elenca, non li ha contati.
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Le integrazioni dicono con cosa, in che verso e chi dà gli accessi
«Integrazione con il gestionale» può voler dire leggere un elenco articoli una volta al giorno o scrivere documenti in tempo reale: due lavori con costi incomparabili. E va scritto chi procura gli accessi al sistema di destinazione, perché quasi sempre non è il fornitore.
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C'è scritto cosa succede alle varianti
Le varianti ci saranno: è normale e non è un fallimento. Quello che deve esistere è il meccanismo: come si stimano, chi le approva, e se esiste un monte ore già previsto. Senza meccanismo, ogni variante diventa una trattativa a progetto fermo.
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Il collaudo è una fase, con un criterio
Chi prova, su quali casi, e cosa si considera «funzionante». Un collaudo senza criteri scritti finisce sempre allo stesso modo: il fornitore considera chiuso, il cliente no.
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La proprietà e gli accessi sono nominati
A chi resta il codice, dove vive, chi ha le credenziali dei server. È la clausola che decide se fra tre anni sarai libero di cambiare fornitore o no.
Il prezzo fisso e il prezzo a consumo
| Prezzo a corpo | Tempo e materiali | |
|---|---|---|
| Chi porta il rischio | Il fornitore | Il cliente |
| Cosa serve per funzionare | Un perimetro chiuso e scritto | Fiducia e rendicontazione verificabile |
| Come si comporta con le varianti | Ogni variante è una trattativa | Le varianti entrano nel flusso |
| Il rischio tipico | Il fornitore comprime la qualità per rientrare | Il progetto si allarga senza che nessuno decida |
| Quando conviene | Perimetro chiaro e stabile | Processo da scoprire strada facendo |
La formula ibrida — prezzo chiuso sulla prima versione con perimetro scritto, tempo e materiali sulle evoluzioni — è quella che funziona meglio nella maggior parte dei progetti reali, e quasi nessuno la propone spontaneamente.
Il modo più efficace di ridurre il prezzo
Non è chiedere uno sconto: è togliere. Un software si può quasi sempre spezzare in una prima versione che risolve il novanta per cento del fastidio quotidiano e in un seguito che può aspettare. Chiedere «qual è la versione più piccola che mi risolve il problema principale?» è la domanda che fa risparmiare di più, e un fornitore serio risponde volentieri perché anche a lui conviene consegnare qualcosa che funziona.
Cosa rimandare quasi sempre alla seconda fase
- La reportistica raffinata: nella prima versione basta l'esportazione
- I ruoli marginali usati da una persona sola
- L'app per telefono, se il lavoro si può fare da browser
- Le automazioni sui casi che capitano due volte l'anno
- L'integrazione con il sistema più chiuso, se esiste un modo manuale tollerabile
Domande frequenti
- È normale che un preventivo software non abbia un prezzo definitivo?
- È normale che non lo abbia prima dell'analisi, ed è anzi un buon segno: significa che non stanno indovinando. Quello che non è normale è che non ci sia nemmeno un ordine di grandezza e un metodo per arrivare al numero, perché allora non hai modo di decidere se vale la pena iniziare.
- Cosa faccio se il fornitore non vuole scrivere il perimetro?
- Scrivilo tu. Due pagine in italiano con cosa deve fare, chi lo usa e cosa non serve, mandate per email con richiesta di conferma. Diventa il documento di riferimento comunque, e la reazione a quella email ti dice molto su come andrà il progetto.
- Meglio un fornitore grande o piccolo?
- Conta più chi lavorerà davvero al progetto che la dimensione dell'azienda. La domanda utile è: chi sono le persone assegnate, e sono le stesse che ho incontrato in trattativa? È una domanda legittima e la risposta è spesso rivelatrice.
- Quanto deve durare la garanzia dopo la consegna?
- Un periodo in cui i difetti si correggono senza costi aggiuntivi deve esistere ed essere scritto. Va distinto con chiarezza dal concetto di modifica: un difetto è qualcosa che non fa quello che era stato concordato, una modifica è un cambio di idea. Definire il confine prima evita quasi tutte le discussioni successive.