I dati sbagliati si fermano all'ingresso, prima di finire in una fattura.
La qualità dei dati amministrativi è la differenza tra una fattura che parte e una che torna indietro: una partita IVA con una cifra sbagliata, un codice destinatario mancante, lo stesso cliente inserito tre volte con nomi diversi. I controlli automatici verificano ogni dato quando entra, segnalano duplicati e incoerenze e tengono pulito l'archivio senza campagne di pulizia straordinarie.
Consulenza gratuita, senza impegno: vi diciamo se serve davvero.
Un duplicato unito · una correzione chiesta al commerciale
- partita IVA e codice fiscale verificati all'ingresso
- i duplicati si propongono da unire
- le partite IVA europee si verificano su VIES
Il dato entra. Il sistema lo verifica. Se è sbagliato si corregge subito. L'archivio resta pulito.
Quattro passaggi. Ognuno lo fa la persona giusta.
E nessuno deve rincorrere gli altri: quello che oggi passa per email, telefonate e fogli condivisi lo porta avanti lo strumento.
- 01
Le regole si scrivono una volta
Quali campi sono obbligatori, in che formato, quali combinazioni non hanno senso: si definiscono con l'amministrazione e valgono per ogni ingresso, dal gestionale al sito.
regole condivise - 02
Il controllo avviene all'ingresso
Partita IVA e codice fiscale si verificano con il loro carattere di controllo, le partite IVA europee sul sistema VIES, indirizzi e codici destinatario per formato. L'errore si corregge mentre chi lo ha scritto è ancora lì.
verifica immediata - 03
I duplicati si trovano e si uniscono
Stessa partita IVA, nomi simili, stesso indirizzo: il sistema propone i doppioni e una persona decide se unirli, con lo storico che si ricompone.
unione con conferma - 04
L'archivio si controlla da solo
Ogni notte i controlli girano sull'intero archivio e producono un elenco breve di cose da sistemare, con chi deve farlo. La pulizia diventa manutenzione ordinaria.
controlli notturni
Cosa cambia nel vostro lavoro
Prima
- Gli errori emergono quando la fattura viene scartata
- Lo stesso cliente esiste tre volte
- I report non tornano perché i dati sono sporchi
- La pulizia si fa una volta l'anno, quando si fa
Con uno strumento su misura
- Gli errori si fermano all'ingresso
- Un cliente, una scheda
- I report partono da dati verificati
- La pulizia è continua e leggera
Una partita IVA sbagliata si riconosce senza chiamare nessuno.
La partita IVA italiana ha 11 cifre: le prime sette identificano il contribuente, le tre successive l'ufficio provinciale, l'ultima è un carattere di controllo calcolato sulle precedenti. Anche il codice fiscale delle persone fisiche termina con un carattere di controllo, secondo il sistema di codificazione fissato con il decreto ministeriale del 23 dicembre 1976. Un errore di battitura su una cifra si intercetta quindi al momento dell'inserimento; per le partite IVA degli altri Stati UE la verifica si fa sul sistema VIES della Commissione europea.
Fonte
Partita IVA: struttura a 11 cifre con carattere di controllo; codice fiscale: D.M. 23 dicembre 1976; VIES: Regolamento (UE) n. 904/2010
Lo citiamo perché si può controllare. Per decidere sul vostro caso specifico vale il parere del vostro consulente.
Il risultato, detto senza percentuali inventate
Meno fatture scartate.
dati verificati prima
Lo storico di un cliente è in un posto solo.
duplicati uniti
I report si possono credere.
dati puliti
AI e automazioni funzionano meglio.
partono da dati buoni
Le domande che ci fanno i titolari
Il nostro gestionale non fa già questi controlli?
Possiamo pulire l'archivio che abbiamo oggi?
Perché conta per l'AI?
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