Le fatture si leggono, si controllano e si approvano da sole; voi guardate solo le eccezioni.
L'automazione amministrativa prende i passaggi ripetitivi dell'ufficio — scaricare le fatture passive, controllarle con ordini e DDT, mandarle in approvazione, preparare i pagamenti, abbinare gli incassi — e li fa fare al sistema. Le persone vedono solo ciò che non torna: un prezzo diverso dall'ordine, una fattura scartata, un incasso senza fattura.
Consulenza gratuita, senza impegno: vi diciamo se serve davvero.
Due fatture in pagamento venerdì · due eccezioni assegnate a Laura
- confronto automatico con ordine e DDT
- le eccezioni arrivano con il motivo
- gli scarti SdI si segnalano il giorno stesso
La fattura arriva dallo SdI. Il sistema la confronta con ordine e DDT. Se torna, va in pagamento. Se non torna, arriva a una persona con il motivo.
Quattro passaggi. Ognuno lo fa la persona giusta.
E nessuno deve rincorrere gli altri: quello che oggi passa per email, telefonate e fogli condivisi lo porta avanti lo strumento.
- 01
Le fatture arrivano da sole
Le fatture elettroniche si scaricano dal Sistema di Interscambio o dal vostro intermediario, ogni giorno. Nessuno le cerca nella PEC.
scaricamento automatico - 02
Il controllo incrociato
Ogni fattura si confronta con l'ordine e con il DDT: fornitore, quantità, prezzi, scadenze. Quando tutto torna procede senza che nessuno la apra.
ordine, DDT, fattura - 03
Le eccezioni hanno un responsabile
Prezzo diverso, quantità mancante, DDT assente: la fattura si ferma e va a chi deve verificarla, con il motivo scritto. Le approvazioni sopra soglia vanno al responsabile.
solo ciò che non torna - 04
Pagamenti e incassi si abbinano
Lo scadenzario prepara i pagamenti approvati; gli incassi della banca si abbinano alle fatture attive e quelli senza fattura vengono segnalati.
riconciliazione assistita
Cosa cambia nel vostro lavoro
Prima
- Le fatture si scaricano e si stampano
- Il controllo con l'ordine si fa a occhio, quando si fa
- Le approvazioni girano per email
- Gli incassi si abbinano a mano a fine mese
Con uno strumento su misura
- Le fatture arrivano da sole ogni giorno
- Il confronto con ordine e DDT è automatico
- Le approvazioni sono tracciate
- Gli incassi si abbinano ogni giorno
Una fattura scartata ha cinque giorni per tornare valida.
Una fattura elettronica scartata dal Sistema di Interscambio si considera non emessa. L'Agenzia delle Entrate ha chiarito che può essere ritrasmessa corretta entro cinque giorni dalla notifica di scarto, mantenendo data e numero originari (circolare n. 13/E del 2 luglio 2018). Un sistema che legge le ricevute dello SdI e segnala gli scarti il giorno stesso fa la differenza tra una correzione di routine e un'emissione tardiva.
Fonte
Agenzia delle Entrate, circolare n. 13/E del 2 luglio 2018
Lo citiamo perché si può controllare. Per decidere sul vostro caso specifico vale il parere del vostro consulente.
Il risultato, detto senza percentuali inventate
L'ufficio guarda solo le eccezioni.
il resto procede
Non si paga ciò che non è arrivato.
controllo con il DDT
Le scadenze di pagamento si rispettano.
scadenzario aggiornato
La chiusura del mese è più corta.
riconciliazione continua
Le domande che ci fanno i titolari
Usiamo già un software di fatturazione. Va cambiato?
E le fatture che non hanno un ordine?
L'AI legge le fatture?
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