Prima di automatizzare qualcosa conviene contarlo. Il numero che ne esce dice da solo se il progetto ha senso, e quasi sempre sorprende chi lo fa per la prima volta.
Workflow
CONSOO
Cosa include il progetto
Il lavoro e strutturato per passare dalla chiarezza sul processo a un prodotto utilizzabile e integrato.
Il conteggio, prima di tutto
Una settimana in cui chi fa quel lavoro segna quanto tempo ci mette. Moltiplicato per quarantotto, è il tetto massimo oltre il quale non ha senso spendere — ed è anche l'unico modo onesto di giudicare il nostro preventivo.
La mappa del flusso reale
Non quello descritto nelle procedure: quello che succede davvero, comprese le scorciatoie che le persone hanno inventato. Sono quelle a contenere le informazioni più utili.
L'automazione del percorso normale
Si automatizza il caso che ricorre, non tutti i casi. Le eccezioni restano a una persona, con una coda visibile: è ciò che rende il progetto piccolo e finibile invece che infinito.
Avvisi quando qualcosa non passa
Un'automazione silenziosa che si ferma è peggio del lavoro manuale, perché nessuno se ne accorge. Ogni flusso ha un registro e un avviso a una persona reale.
La misurazione dopo due mesi
Lo stesso conteggio dell'inizio. Se il tempo non è sceso, l'abbiamo spostato invece di toglierlo, e va detto.
Casi d'uso tipici
Esempi concreti in cui questo servizio puo diventare un prodotto operativo.
Automatizziamo i passaggi manuali che si ripetono, partendo sempre dal conto di quanto costano oggi: persone per minuti per giorni. Automatizziamo il percorso normale e lasciamo le eccezioni a una persona, con una coda visibile e un avviso quando qualcosa non passa. Dopo due mesi rifacciamo lo stesso conteggio.
Quali passaggi conviene automatizzare
| Passaggio | Conviene? | Perché |
|---|---|---|
| Riscrivere dati da un sistema a un altro | Sempre | Non produce informazione, introduce solo errori |
| Controlli periodici su elenchi | Sempre | Regola chiara, nessun giudizio |
| Documenti ricostruiti ogni volta dall'ultimo simile | Quasi sempre | Le regole esistono, vanno solo scritte |
| Approvazioni via email | Quasi sempre | Il problema non è la decisione, è rincorrerla |
| Rispondere a richieste sempre uguali | Spesso | Dipende da dove sta l'informazione |
| Decidere un'eccezione | Mai | È un giudizio: automatizzarlo lo peggiora |
Un'automazione ragionevole toglie fra il sessanta e l'ottanta per cento del tempo di un passaggio, non il cento. Resta sempre qualcuno che controlla le eccezioni. Chi promette che non toccherete più niente sta vendendo una delusione a scadenza.
Il conto da fare prima, in quattro numeri
- 01
Quante persone lo fanno
Anche chi ci mette solo una parte del proprio tempo.
- 02
Quanti minuti al giorno, a testa
Stimate per difetto: il numero sarà comunque più grande di quanto vi aspettate.
- 03
Il costo orario aziendale
Non la retribuzione netta: il costo pieno per l'azienda, oneri compresi.
- 04
Moltiplicate per i giorni lavorati
Il risultato annuo è il tetto massimo della spesa sensata. Se un preventivo lo supera o ci si avvicina, il conto non torna e va detto.
Perché le automazioni falliscono, quando falliscono
- Si automatizza un processo che non è stabile: cambia dopo tre mesi e l'automazione va rifatta.
- Si automatizza tutto, comprese le eccezioni: il progetto non finisce mai e nessuno lo usa.
- Non c'è un avviso quando si ferma: il primo a scoprirlo è il cliente.
- Chi faceva quel lavoro non è stato coinvolto e non si fida del risultato, quindi ricontrolla tutto a mano.
- Nessuno ha misurato il prima, quindi non si può dimostrare che sia servito.
Domande frequenti
- Quanto costa automatizzare un processo?
- Dipende dal perimetro, e per questo consigliamo di partire da un passaggio solo. Il criterio per giudicare qualunque preventivo, compreso il nostro, è il conto dei quattro numeri: se il costo annuo del lavoro manuale non ripaga il progetto in un tempo ragionevole, non va fatto.
- Serve cambiare i software che usiamo?
- Quasi mai. Le automazioni si agganciano a quello che c'è: leggono da un sistema e scrivono in un altro. Il vincolo che conta è quanto quei sistemi si lasciano leggere e scrivere, ed è la prima verifica che facciamo prima di preventivare.
- E se il processo cambia?
- Le automazioni costruite su regole esplicite si modificano; quelle costruite su un processo che cambia ogni mese vanno rifatte. È il motivo per cui su un flusso ancora instabile consigliamo di aspettare: è il consiglio che ci fa fatturare meno e vi fa spendere meglio.
- Chi se ne occupa quando si rompe?
- Va scritto nel contratto insieme al tempo di risposta. Un'automazione è un pezzo di infrastruttura: come tutte le infrastrutture funziona finché qualcuno la guarda, e il momento in cui si scopre che nessuno la guardava è sempre il peggiore.
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