Quanto ti costa, all'anno, il lavoro che rifate a mano
Quattro numeri che conosci già . Serve a decidere se vale la pena automatizzare un passaggio, prima di chiedere un preventivo a chiunque.
Come si legge il risultato
Una regola pratica che funziona quasi sempre: un'automazione ragionevole toglie fra il sessanta e l'ottanta per cento del tempo di un passaggio ripetitivo, non il cento. Resta sempre qualcuno che deve controllare, e restano i casi particolari. Se il costo annuo che hai appena letto è di poco superiore al prezzo del progetto, il conto non torna: ripaga in troppi anni, e nel frattempo cambieranno le esigenze.
C'è però una voce che questo calcolo non misura e che spesso conta di più: gli errori. Un ordine ricopiato male, una fattura sbagliata, una consegna in ritardo. Se il passaggio che stai valutando produce errori con conseguenze verso i clienti, il valore reale è più alto di quello che vedi qui, e vale la pena contarli separatamente.
Quali passaggi contare per primi
- Dati riscritti da un sistema all'altro: ordini, anagrafiche, rapportini.
- Documenti ricostruiti ogni volta partendo dall'ultimo simile.
- Richieste di informazione a cui si risponde sempre allo stesso modo.
- Controlli fatti a mano su elenchi: scadenze, giacenze, pagamenti.
- Report messi insieme copiando da più fogli, con cadenza fissa.
Se ne hai più di uno, comincia dal più noioso e non dal più costoso: è quello su cui le persone collaboreranno, ed è la collaborazione a decidere se un progetto funziona.