I passaggi tra un ufficio e l'altro avvengono da soli, e ogni approvazione lascia traccia.
Un'automazione di processo prende un passaggio che oggi fa una persona — inoltrare una richiesta, avvisare chi deve approvare, copiare un dato da un sistema all'altro, ricordare una scadenza — e lo fa fare al sistema, sempre allo stesso modo. Le persone restano dove serve giudizio: decidere, approvare, gestire le eccezioni.
Consulenza gratuita, senza impegno: vi diciamo se serve davvero.
Richiesta dal reparto
modulo · 1.800 €
Controllo del budget
automatico · disponibile
Approvazione del responsabile
sopra 1.000 € · dal telefono
Ordine al fornitore
generato e inviato
Avviso a chi ha chiesto
con la data di consegna
- chi chiede non è chi approva
- le soglie le decidete voi
- ogni passaggio ha data e autore
La richiesta parte. Il sistema la porta a chi deve decidere. La decisione è registrata. Il passo successivo parte da solo.
Quattro passaggi. Ognuno lo fa la persona giusta.
E nessuno deve rincorrere gli altri: quello che oggi passa per email, telefonate e fogli condivisi lo porta avanti lo strumento.
- 01
Si disegna il percorso com'è
Prima di automatizzare guardiamo il processo reale: chi fa cosa, dove si aspetta, dove si ricopia. Spesso una parte dei passaggi si può togliere invece di automatizzare.
prima si semplifica - 02
Il sistema fa i passaggi ripetitivi
Inoltri, promemoria, copia di dati tra sistemi, generazione di documenti: li fa il sistema, sempre nello stesso modo e a qualsiasi ora.
sempre uguale, a ogni ora - 03
Le persone decidono le eccezioni
Le approvazioni arrivano a chi deve darle, con i dati per decidere, anche sul telefono. Ciò che non rientra nelle regole si ferma e chiede.
il giudizio resta umano - 04
Tutto resta registrato
Ogni passaggio ha data, autore ed esito. Se qualcosa si blocca si vede dove, e chi controlla trova le evidenze senza chiederle.
registro di ogni passaggio
Cosa cambia nel vostro lavoro
Prima
- Le richieste girano per email e si perdono
- Le approvazioni si danno a voce
- Lo stesso dato si scrive in tre sistemi
- Quando qualcosa si blocca nessuno sa dove
Con uno strumento su misura
- Ogni richiesta ha un percorso e uno stato
- Le approvazioni sono registrate
- Il dato passa da un sistema all'altro da solo
- Il blocco si vede, con il nome di chi deve agire
Chi chiede non dovrebbe essere chi approva.
L'Internal Control – Integrated Framework del CoSO (edizione 2013), il riferimento più diffuso per il controllo interno, indica tra i punti di attenzione delle attività di controllo la separazione dei compiti: avviare un'operazione, autorizzarla e registrarla dovrebbero spettare a persone diverse, per ridurre errori e abusi (principio 10). In un'azienda piccola la separazione fatta a mano salta appena qualcuno è in ferie; in un flusso automatizzato è una regola che il sistema applica sempre.
Fonte
CoSO, Internal Control – Integrated Framework (2013), principio 10
Lo citiamo perché si può controllare. Per decidere sul vostro caso specifico vale il parere del vostro consulente.
Il risultato, detto senza percentuali inventate
Meno attese tra un passaggio e l'altro.
il lavoro non resta fermo
Le regole valgono per tutti.
anche quando manca chi le conosce
I controlli trovano le evidenze pronte.
chi ha deciso, quando
Le persone fanno il lavoro che richiede giudizio.
il resto lo fa il sistema
Le domande che ci fanno i titolari
Meglio un'automazione classica o un agente AI?
Usiamo già strumenti no-code per le automazioni. Vanno bene?
Cosa succede se un sistema collegato non risponde?
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