Perché succede, anche nelle aziende organizzate
Quasi mai per disorganizzazione. Succede perché i sistemi sono arrivati in momenti diversi: prima il gestionale, poi la posta, poi il sito, poi il foglio che qualcuno ha creato per tenere insieme le due cose che nessuno dei due copriva. Ognuno di quei passaggi era ragionevole quando è stato fatto. Il risultato complessivo, però, è che fra un sistema e l'altro c'è una persona che fa da ponte, e quella persona è il collegamento più costoso e più fragile dell'azienda.
Quanto costa davvero, e perché il conto che fate è per difetto
Il calcolo ovvio è persone per minuti per giorni. Su due persone che ci mettono tre quarti d'ora al giorno sono diverse migliaia di euro all'anno, e già questo di solito sorprende. Ma il tempo è la voce minore.
| Voce | Come si presenta | Perché costa più del tempo |
|---|---|---|
| Errori di trascrizione | Un codice sbagliato, una quantità doppia | Si scoprono a valle: spedizione, fattura, cliente |
| Ritardo | Il dato entra a fine giornata o il giorno dopo | Chi decide lo fa su informazioni vecchie |
| Dipendenza da una persona | «Quando torna lo fa lei» | Ferie e malattie diventano un rischio operativo |
| Nessuno storico | Il passaggio non lascia traccia | Quando qualcosa va storto non si ricostruisce |
| Lavoro qualificato sprecato | Lo fa chi saprebbe fare altro | È il costo opportunità più alto in azienda |
L'ultima riga è quella che pesa di più nelle aziende piccole, dove chi ricopia è spesso anche chi conosce i clienti.
Le tre strade, dalla più economica alla più cara
- 01
Collegare i due sistemi che già avete
È la strada giusta nella maggior parte dei casi e la più economica. Il dato esce da dove nasce ed entra dove serve, senza passare da una tastiera. Quanto costi dipende quasi solo da quanto è aperto il sistema più chiuso dei due: è la prima cosa da verificare, chiedendola per iscritto al vostro rivenditore.
- 02
Far entrare il dato direttamente da chi lo genera
Se gli ordini arrivano per email da clienti abituali, il passaggio da togliere non è la trascrizione: è l'email. Un portale dove il cliente inserisce l'ordine da solo, con il suo listino, elimina il lavoro alla fonte invece che automatizzarlo.
- 03
Cambiare il gestionale
È l'ultima strada, non la prima, ed è quella che quasi tutti considerano per prima. Costa mesi, formazione e un periodo in cui si lavora su due sistemi. Ha senso solo se il problema è proprio il gestionale, e non il fatto che nessuno lo ha mai collegato a nulla.
Cosa fare questa settimana, prima di chiamare qualcuno
Cinque giorni, cinque minuti al giorno
- Chi ricopia segna su un foglio quanto tempo ci mette, ogni giorno
- Segna anche da dove prende il dato e dove lo mette
- Segna gli errori trovati, anche quelli corretti subito
- A fine settimana: moltiplicate per quarantotto
- Chiedete al fornitore del gestionale, per iscritto, come si possono leggere e scrivere i dati dalla vostra licenza
Con questi due fogli in mano qualsiasi conversazione con un fornitore parte da un altro punto: non «quanto costa un'integrazione», ma «questo passaggio mi costa questa cifra, si può togliere e a che prezzo». È la differenza fra ricevere un preventivo e poterlo giudicare.