I limiti che si incontrano sono quasi sempre tre, e in quest'ordine: più persone che devono lavorarci insieme da posti diversi, il magazzino o i listini che diventano più complicati di quanto il software preveda, e la necessità di far parlare la fatturazione con un sito o con il lavoro sul campo. Solo il secondo è un buon motivo per cambiare prodotto: gli altri due si risolvono costruendoci accanto.
I tre limiti, in ordine di frequenza
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Devono lavorarci in più persone, da posti diversi
È il limite che si incontra per primo quando l'azienda cresce: chi è in cantiere, chi è dal cliente, chi è in ufficio. Non è un difetto del software, è il modello per cui è nato. Si risolve o passando a qualcosa pensato per il lavoro condiviso, o aggiungendo accanto uno strumento accessibile da fuori che poi riversa i dati.
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Il modo in cui vendi è diventato più complesso del software
Listini diversi per cliente, sconti a scaglioni, varianti di prodotto, lotti, cauzioni, noleggi. Quando il tuo modo di fare prezzi non entra nelle caselle previste, cominciano i calcoli a mano fuori dal programma — ed è lì che nascono gli errori di fatturazione.
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Deve parlare con qualcos'altro
Il sito che prende ordini, il portale dei clienti, i rapportini dei tecnici. Qui il problema non è il software di fatturazione: è che nessuno ha ancora costruito il ponte. È la situazione più risolvibile delle tre.
Cosa non è un buon motivo per cambiare
- «Vorrei che fosse più bello.» Un software amministrativo si giudica da quanto poco ci devi stare dentro.
- «Tutti usano il cloud.» Il cloud risolve il lavoro condiviso e l'accesso da fuori. Se lavori in uno o due dalla stessa stanza, non ti risolve niente.
- «Il commercialista mi ha consigliato l'altro.» Ottimo consiglio dal punto di vista dello studio, che riceve i dati. Chiedigli anche cosa cambia per chi ci lavora ogni giorno, che sei tu.
- «Voglio tutto in un unico sistema.» È un obiettivo che costa moltissimo e raramente ripaga. Collegare bene due strumenti buoni costa meno che averne uno che fa tutto male.
La via meno rischiosa quando il problema è l'accesso da fuori
Il gestionale resta dov'è e continua a fare quello che fa bene: documenti, fatture, magazzino. Accanto si costruisce la sola cosa che manca — la schermata che il tecnico apre dal telefono a fine giornata, il portale dove il cliente vede i suoi documenti, il modulo con cui l'agente passa un ordine. I dati arrivano al gestionale in un solo verso, senza doppie digitazioni.
Domande frequenti
- Si possono collegare i dati di Easyfatt a un sito o a un'app?
- Dipende dalla versione e dalla licenza, e va verificato con il rivenditore prima di progettare qualsiasi cosa. Dove l'accesso diretto non è previsto si lavora quasi sempre con esportazioni programmate: meno elegante, ma sufficiente per la maggior parte dei casi reali.
- Se cambio gestionale, i dati storici si portano dietro?
- Anagrafiche e documenti in genere sì, in qualche forma. Quello che si perde quasi sempre è il dettaglio: le impostazioni, i collegamenti fra documenti, lo storico dei movimenti di magazzino. Vale la pena chiedere al nuovo fornitore una prova di importazione su dati veri prima di firmare, non dopo.
- Quanto dura un cambio di gestionale in una piccola azienda?
- Dai due ai sei mesi considerando il periodo in cui si lavora su entrambi i sistemi, che è la parte che quasi nessuno mette in conto. Conviene farlo coincidere con l'inizio di un esercizio, perché spezzare un anno fiscale a metà raddoppia la confusione.