Quasi nessuna azienda che cerca alternative a TeamSystem ha un problema di contabilità: ha un problema di tutto il resto. Il gestionale fa bene il lavoro amministrativo per cui è nato, e per quello cambiarlo è un progetto lungo, costoso e a rischio. Il lavoro che sta esondando in Excel e nelle email — commesse, preventivi, rapportini, approvazioni — quasi sempre conviene costruirlo accanto, collegandolo al gestionale invece di sostituirlo.
Prima: cosa fa bene, senza ironia
I gestionali italiani affermati sono affermati per una ragione seria: seguono la normativa fiscale, che cambia ogni anno, e lo fanno al posto tuo. Fatturazione elettronica, registri, adempimenti, dialogo con lo studio del commercialista. Sono lavori noiosi, obbligatori e pieni di casi particolari, e un prodotto che li copre vale quello che costa.
I segnali che il gestionale ha finito il suo perimetro
- Le informazioni escono dal gestionale per finire in un Excel, e in quell'Excel ci lavorano in più persone.
- Qualcuno riscrive a mano dati che esistono già altrove: ordini dal sito, rapportini dal campo, ore dei tecnici.
- Per sapere come sta andando una commessa serve chiedere a una persona, non aprire una schermata.
- I clienti chiedono per telefono cose che potrebbero vedere da soli.
- Ogni richiesta di modifica al gestionale è un preventivo, e ogni preventivo è mesi.
- Chi fa il lavoro non entra nel gestionale: entra la segretaria, dopo, riscrivendo.
Nessuno di questi segnali è un argomento per cambiare gestionale. Sono tutti argomenti per costruire il pezzo mancante, perché descrivono lavoro che quel software non ha mai promesso di fare.
Le tre vie, con il costo e il rischio di ciascuna
| Via | Quanto dura | Rischio | Quando è quella giusta |
|---|---|---|---|
| Restare e configurare meglio | Settimane | Basso | Il problema è un modulo non usato o mal impostato |
| Affiancare uno strumento su misura | 1-4 mesi | Contenuto: il gestionale non si tocca | Il problema è un processo fuori dal perimetro amministrativo |
| Sostituire il gestionale | 6-18 mesi | Alto: dati storici, formazione, adempimenti | Il problema è proprio l'amministrazione, o il prodotto è a fine vita |
La riga di mezzo è quella che risolve la maggior parte dei casi reali, ed è anche l'unica che si può interrompere a metà senza aver fatto danni.
Come si affianca, in concreto
- 01
Si guarda cosa il gestionale sa restituire
Quasi tutti i gestionali diffusi espongono i dati in qualche forma: API, esportazioni programmate, accesso al database, file su una cartella. Il livello di apertura della tua licenza specifica è la prima cosa da verificare, e si verifica chiedendolo al tuo rivenditore per iscritto.
- 02
Si costruisce lo strumento sul processo che perde tempo
Non un secondo gestionale: una cosa sola fatta bene. Il portale dove i tecnici caricano i rapportini, la schermata dove vedi il margine di commessa, il modulo con cui il cliente ordina da solo.
- 03
Si collega nel verso giusto
Il gestionale resta la fonte della verità per anagrafiche e documenti fiscali. Lo strumento nuovo legge da lì e gli restituisce solo quello che deve diventare un documento. Nessun dato vive in due posti come originale.
- 04
Si misura dopo trenta giorni
Quante ore di riscrittura sono sparite. È l'unico numero che dice se è stata una buona idea, e va deciso prima di partire.
Domande frequenti
- Conviene cambiare gestionale per risparmiare sul canone?
- Raramente. Il canone è la parte visibile e piccola del costo; la migrazione dei dati storici, la formazione e i mesi di doppio lavoro sono la parte grande e invisibile. Se il risparmio annuo non ripaga la migrazione in due o tre anni, il conto non torna.
- Si può collegare un gestionale come TeamSystem a un sito o a un'app?
- Nella grande maggioranza dei casi sì, ma quanto sia semplice dipende dalla versione e dal contratto che hai. La verifica da fare per prima è una domanda scritta al tuo rivenditore: quali interfacce di integrazione sono comprese nella mia licenza, e a quali condizioni.
- Quanto costa affiancare uno strumento su misura al gestionale?
- Molto meno di una sostituzione, perché il perimetro è un processo solo e i dati fiscali restano dove sono. La variabile che sposta il preventivo non è la grafica: è quanto è aperto il gestionale e quante persone diverse useranno lo strumento, con quali permessi.
- Il gestionale e lo strumento nuovo non rischiano di avere dati diversi?
- Solo se si progetta male. La regola è che ogni dato abbia un solo posto in cui è originale, e che l'altro sistema lo legga senza poterlo riscrivere. Quando questa regola viene rispettata il doppio disallineamento non si verifica, perché non è tecnicamente possibile.