Come si accorge un'azienda del problema
- Due report sullo stesso periodo danno numeri diversi, e la riunione si trasforma in una discussione su quale sia giusto.
- Un cliente riceve una comunicazione all'indirizzo vecchio, aggiornato mesi fa in un altro sistema.
- Il commerciale non sa che quel cliente ha una fattura insoluta.
- L'e-commerce vende un articolo esaurito da settimane.
- Lo stesso cliente esiste tre volte, con nomi leggermente diversi.
- Nessuno sa dire quanti clienti attivi ha l'azienda, e la risposta cambia a seconda di chi la dà.
Sono sintomi diversi della stessa causa: nessuno ha mai deciso, per ciascuna informazione, dove sta la verità. Ogni sistema è stato introdotto per risolvere un problema di un reparto, e ha portato con sé la propria copia dei dati.
La decisione che viene prima di tutto
| Informazione | Sistema che comanda | Chi può modificarla |
|---|---|---|
| Anagrafica e dati fiscali | Gestionale | Amministrazione |
| Contatti commerciali e relazione | CRM | Commerciale |
| Listini e condizioni | Gestionale | Direzione commerciale |
| Giacenze | Gestionale o magazzino | Magazzino |
| Descrizioni e immagini prodotto | E-commerce o catalogo | Marketing |
| Stato degli ordini | Gestionale | Nessuno a mano |
| Consensi e preferenze di contatto | Il sistema che li raccoglie | Nessuno a mano |
L'esercizio si fa in una riunione di un'ora con i responsabili delle funzioni coinvolte. Il valore non sta nella tabella in sé, ma nel fatto che d'ora in poi esiste una risposta condivisa alla domanda «quale numero è quello giusto?».
Poi si collega
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Pulire prima
Duplicati, formati incoerenti, campi usati per due scopi. Collegare sistemi con dati sporchi significa propagare gli errori più in fretta e in più posti.
- 02
Stabilire la direzione degli aggiornamenti
Per ogni dato, chi scrive e chi legge. Gli aggiornamenti bidirezionali sullo stesso campo sono la principale fonte di conflitti e vanno evitati dove possibile.
- 03
Definire cosa succede ai conflitti
Quando due sistemi hanno valori diversi, chi vince e chi viene avvisato. Se la risposta è «nessuno se ne accorge», il problema tornerà.
- 04
Rendere visibile la provenienza
Chi guarda un dato dovrebbe poter sapere da dove viene e quando è stato aggiornato. È ciò che permette di fidarsi.
- 05
Partire da un solo tipo di dato
Le anagrafiche clienti, di solito. Farlo bene su una cosa insegna il metodo per tutto il resto.
Cosa cambia dopo
| Prima | Dopo |
|---|---|
| Report che non tornano tra loro | Un numero solo, con una fonte dichiarata |
| Dati ricopiati a mano tra sistemi | Aggiornamento automatico in una direzione |
| Discussioni su quale dato sia giusto | Regola nota, discussione chiusa in un minuto |
| Clienti duplicati | Anagrafica unica, con controlli in inserimento |
| Nessuno sa quando un dato è stato aggiornato | Provenienza e data visibili |
Il beneficio meno atteso è il tempo delle riunioni: quando smette di esistere la discussione su quale numero sia corretto, le riunioni operative si accorciano in modo evidente.