I sei problemi che si trovano sempre
| Problema | Cosa produce sull'AI | Come si affronta |
|---|---|---|
| Più versioni dello stesso documento | Risposte sbagliate e credibili | Si stabilisce quale vale, e si toglie il resto |
| PDF che sono scansioni | Testo estratto male o assente | Verifica su un campione, prima di preventivare |
| Tabelle e schemi | Convertiti in testo lineare, perdono senso | Trattati a parte, non come testo |
| Anagrafiche duplicate | Totali sbagliati, cliente non riconosciuto | Unificazione, con controlli in inserimento |
| Documenti riservati mescolati | Risposte a chi non deve riceverle | Permessi applicati ai documenti |
| Stati aggiornati in differita | Risposte precise e superate | Registrazione al momento, non a fine giornata |
Nessuno di questi è un problema di intelligenza artificiale: sono problemi di dati che esistevano già. L'AI li rende visibili perché li ripete con sicurezza a più persone.
Il test più rapido
Chiedete a chi risponde al telefono se si fida dei dati che ha davanti, o se controlla comunque prima di rispondere. Se controlla sempre, quel dato non è affidabile — e automatizzarlo significa togliere l'unico controllo che c'era, sostituendolo con qualcosa che non dubita mai.
Cosa può fare solo l'azienda
Non è lavoro delegabile a un fornitore
- Dire quale versione del listino vale oggi.
- Dire quali procedure sono superate ma non sono mai state cancellate.
- Dire quali documenti sono riservati e a chi.
- Riconoscere che due anagrafiche sono lo stesso cliente.
- Decidere chi mantiene aggiornata ciascuna cosa, d'ora in poi.
Un fornitore può organizzare, indicizzare e automatizzare. Non può sapere quale delle tre versioni di un capitolato è quella firmata. È il motivo per cui questa fase richiede ore di persone interne, e per cui va messa a budget: quelle ore esistono anche se non compaiono in fattura.
Da dove partire senza fermarsi
- 01
Non da tutto
Prendete l'insieme di documenti che genera più domande. Cinque o dieci file, non l'archivio. Il riordino di quelli si fa in giorni, non in mesi.
- 02
Stabilite la versione valida
Una sola per documento, con una data. Le altre si spostano in un archivio che l'assistente non legge.
- 03
Verificate l'estrazione
Aprite ciò che il sistema ha letto da un paio di file: se una tabella è diventata una fila di numeri senza intestazioni, va trattata diversamente.
- 04
Decidete chi aggiorna
Con nome. Senza, entro sei mesi l'indice contiene versioni superate e nessuno lo sa.
- 05
Poi allargate
Solo dopo aver verificato che su quei dieci file le risposte sono giuste.