I sette casi
| Situazione | Cosa serve invece |
|---|---|
| Il processo non è mai stato messo per iscritto | Definirlo. L'AI amplificherebbe la confusione |
| I dati necessari non sono affidabili | Sistemare i dati. Risponderebbe con sicurezza cose sbagliate |
| L'attività si ripete poche volte l'anno | Nulla: il beneficio non si moltiplica abbastanza |
| Esiste una regola chiara che risolve | Un'automazione classica: costa meno e non sbaglia |
| Il problema è che nessuno richiama i contatti | Sistemare il seguito commerciale, non aggiungere richieste |
| Serve un calcolo esatto | Un sistema che calcola. L'AI prevede testo, non calcola |
| La decisione deve essere spiegabile a un terzo | Regole scritte che qualcuno ha approvato |
In tutti e sette i casi l'AI produrrebbe qualcosa — quasi sempre una demo convincente. Il problema arriva al terzo mese, quando il risultato non si vede e nessuno sa dire perché.
Il caso più frequente: il processo non definito
«Vorremmo che l'AI gestisse le richieste in arrivo.» La domanda successiva è come vengono gestite oggi, e spesso la risposta è che dipende: da chi le prende, dal periodo, dal cliente. Non c'è un processo, c'è una consuetudine che vive nella testa di tre persone e cambia a seconda di chi c'è.
Mettere per iscritto il processo è lavoro che serve comunque, costa poche giornate e in diversi casi risolve da solo metà del problema. Poi, se serve ancora, l'AI ha su cosa lavorare.
Il caso più costoso: i dati inaffidabili
Un assistente collegato a giacenze sbagliate dirà a un cliente che il prodotto è disponibile. Uno collegato a un listino di due anni fa darà un prezzo che non esiste più. Non sono errori dell'AI: sono i vostri dati, detti con più sicurezza e a più persone di prima.
Da verificare prima di collegare qualsiasi cosa
- Le giacenze corrispondono alla realtà, e con che scarto.
- Esiste una sola versione valida di ogni listino e documento.
- Gli stati degli ordini vengono aggiornati quando succede qualcosa, non a fine giornata.
- Le anagrafiche non sono duplicate.
- Chi risponde oggi al telefono si fida di quei dati, o li verifica ogni volta.
L'ultima riga è il test più rapido: se le persone in azienda controllano sempre prima di rispondere, il dato non è affidabile, e automatizzarlo significa togliere l'unico controllo che c'era.
Come lo verifichiamo prima di preventivare
- 01
Contiamo
Quante volte accade davvero il caso da automatizzare. Sotto una certa frequenza, il conto non torna e lo diciamo.
- 02
Guardiamo i dati
Non le tabelle: dieci casi reali, con i loro campi vuoti e le loro eccezioni.
- 03
Chiediamo di descrivere il processo
Se emergono tre versioni diverse dalla stessa azienda, il primo lavoro è un altro.
- 04
Proviamo la regola
Se il caso si risolve con una condizione scritta, proponiamo quella: costa meno e non sbaglia.