Perché è il progetto AI con il ritorno più rapido
In ogni azienda c'è un insieme di domande che ricorrono: come si fa quella procedura, dove si trova quel documento, qual è la regola per quel caso, chi bisogna avvisare quando succede una certa cosa. Le risposte esistono, ma sono distribuite tra procedure, email vecchie e la memoria di due o tre persone.
Il costo non è tanto il tempo di chi cerca: è il tempo di chi viene interrotto per rispondere. In una PMI quelle due o tre persone che sanno tutto vengono fermate decine di volte a settimana, ed è tempo sottratto al lavoro che solo loro possono fare.
- persone in ogni azienda che rispondono alla maggior parte delle domande
- 2-3persone in ogni azienda che rispondono alla maggior parte delle domande
- il gruppo che ne beneficia di più, e che oggi esita a chiedere
- Nuovi assuntiil gruppo che ne beneficia di più, e che oggi esita a chiedere
- del lavoro di progetto: raccogliere e ordinare, non collegare il modello
- 80%del lavoro di progetto: raccogliere e ordinare, non collegare il modello
I cinque passi
- 01
Raccogliere le domande vere
Per due settimane, chi viene interrotto segna cosa gli viene chiesto. È lo stesso esercizio che serve per un portale dipendenti, e produce l'elenco su cui costruire.
- 02
Raccogliere le risposte
Procedure, manuali, regolamenti, email che contengono la risposta giusta. Non serve che siano perfetti: serve che siano una sola versione. La duplicazione contraddittoria è il vero nemico.
- 03
Definire i limiti
Su cosa risponde e su cosa dice «chiedi a una persona». Temi contrattuali, casi particolari, tutto ciò che ha conseguenze: fuori. Va scritto prima, non dopo il primo incidente.
- 04
Fase pilota con cinque persone
Non tutta l'azienda. Cinque persone che usano l'assistente per un mese producono più informazioni utili di qualsiasi analisi preliminare.
- 05
Leggere le conversazioni ogni settimana
È il passo che quasi nessuno fa e che determina la qualità finale. Metà delle domande previste non arriverà mai, e ne arriveranno altre a cui nessuno aveva pensato.
I requisiti non negoziabili
- Ogni risposta indica il documento da cui proviene, con un collegamento per aprirlo.
- Dice «non lo so» invece di inventare: è una scelta di progettazione, non un limite del modello.
- Vede solo i documenti che quella persona può vedere: i permessi valgono anche per l'assistente.
- Le conversazioni sono registrate e rivedibili da chi mantiene il sistema.
- I documenti restano su vostra infrastruttura, con contratti che escludono l'uso per l'addestramento.
- Esiste un modo per correggere una risposta sbagliata, che agisce sulla fonte e non sul modello.
La manutenzione, che nessuno mette a budget
Un assistente costruito e poi abbandonato degrada in pochi mesi: le procedure cambiano, i documenti si aggiornano, e le risposte diventano progressivamente sbagliate. Non in modo evidente — continuano a sembrare plausibili — il che è peggio.
| Attività | Frequenza | Chi |
|---|---|---|
| Rivedere le conversazioni andate male | Settimanale nei primi mesi, poi mensile | Chi conosce il contenuto |
| Aggiornare i documenti cambiati | Quando cambiano | Chi li possiede |
| Aggiungere risposte a domande nuove | Mensile | Chi mantiene il sistema |
| Verificare i permessi | A ogni cambiamento organizzativo | Chi gestisce gli accessi |
| Controllare a campione le risposte | Mensile | Un referente per area |
Serve una persona che se ne occupi, anche solo per un'ora alla settimana. Senza, il progetto funziona per tre mesi e poi smette di essere usato — e nessuno saprà dire esattamente quando.
Come si misura
- Numero di domande poste alla settimana, per capire se viene usato.
- Percentuale di risposte segnalate come utili da chi le riceve.
- Numero di interruzioni alle persone che prima rispondevano: è il vero indicatore di successo.
- Domande a cui l'assistente non ha saputo rispondere: sono l'elenco di cosa aggiungere.
- Tempo che un nuovo assunto impiega a diventare autonomo, prima e dopo.