La forma dei casi che funzionano
Guardando i progetti AI che in una PMI producono un risultato misurabile, hanno tutti la stessa struttura: c'è un compito ripetitivo, l'input è testo o documenti in forma libera, e una persona verifica il risultato prima che produca effetti. Dove manca uno di questi tre elementi, il progetto o non serve o è rischioso.
| Elemento | Se c'è | Se manca |
|---|---|---|
| Compito ripetitivo | Il risparmio si accumula | Non vale il progetto |
| Input non strutturato | L'AI fa qualcosa che una regola non può fare | Meglio scrivere una regola: più economica e prevedibile |
| Verifica umana | Gli errori vengono intercettati | Gli errori arrivano al cliente |
Commerciale e customer service
| Caso d'uso | Cosa serve | Ritorno |
|---|---|---|
| Bozze di risposta a richieste ricorrenti | Storico delle risposte date | Rapido |
| Sintesi di un capitolato o di una richiesta lunga | Nulla di particolare | Immediato |
| Classificazione delle richieste in entrata | Qualche centinaio di esempi già classificati | Medio |
| Ricerca nel catalogo per descrizione a parole | Schede prodotto scritte bene | Medio |
| Preparazione di offerte standard | Modelli e listini | Rapido |
| Riassunto delle note di un incontro | Nulla | Immediato |
Amministrazione e operations
| Caso d'uso | Cosa serve | Ritorno |
|---|---|---|
| Estrazione dati da fatture di fornitori diversi | Nulla: è il caso in cui l'AI è più forte | Alto |
| Lettura di scontrini e ricevute | Nulla | Alto |
| Controllo di coerenza tra ordine, DDT e fattura | I tre documenti accessibili | Alto |
| Ricerca dentro contratti e clausole | Contratti in formato digitale | Medio |
| Prima classificazione contabile | Storico delle registrazioni | Medio, con verifica |
| Sintesi di documentazione tecnica | Documentazione ordinata | Medio |
Il controllo di coerenza tra documenti è il caso più sottovalutato: intercetta discrepanze che oggi nessuno verifica sistematicamente perché richiederebbe troppo tempo.
Interno e conoscenza aziendale
| Caso d'uso | Cosa serve | Ritorno |
|---|---|---|
| Assistente su procedure e regolamenti interni | Procedure scritte e aggiornate | Alto, soprattutto con nuovi assunti |
| Ricerca nella documentazione tecnica di prodotto | Manuali in formato digitale | Alto |
| Risposte alle domande ricorrenti del personale | Le domande e le risposte, raccolte | Medio |
| Sintesi di normative o circolari | Nulla | Medio |
| Aiuto alla stesura di documenti interni | Nulla | Basso ma diffuso |
In tutti questi casi la difficoltà non è tecnica: è che la conoscenza aziendale spesso non è scritta, oppure è scritta in tre versioni diverse. Il progetto AI diventa, di fatto, il progetto di mettere ordine nella documentazione — che ha valore comunque.
I casi da evitare
- Decisioni che riguardano persone: selezione, valutazione, provvedimenti. Oltre al merito, è l'ambito normativamente più delicato.
- Calcoli e totali: un modello linguistico non è una calcolatrice, e sbaglia in modo non evidente.
- Contenuti pubblicati senza revisione: producono testo generico che non porta né traffico né credibilità.
- Risposte a clienti senza verifica su temi contrattuali o di prezzo: un impegno preso da un sistema resta un impegno.
- Qualsiasi caso in cui non esiste una persona in grado di dire se la risposta è corretta.