Il ritardo strutturale
Un collaboratore esterno lavora a marzo, emette fattura a fine aprile o a maggio, la fattura viene registrata e imputata alla commessa a giugno. Per tre mesi quella commessa ha avuto un costo reale che non compariva da nessuna parte, e chi la seguiva ha preso decisioni su un residuo che non esisteva.
| Momento | Cosa si sa | Precisione |
|---|---|---|
| Incarico affidato | Tariffa e stima di giornate | Buona, se l'incarico è scritto |
| Prestazione in corso | Giornate effettivamente svolte | Alta, se il collaboratore consuntiva |
| Fine mese | Maturato del mese | Alta |
| Fattura ricevuta | Importo certo | Certa, ma tardiva |
| Registrazione contabile | Il costo entra nei numeri | Troppo tardi per decidere |
Le tre cose da registrare
- 01
L'impegno, all'incarico
Tariffa, stima di giornate, tetto massimo concordato, commessa. Diventa immediatamente un costo previsto sulla commessa, prima che una sola giornata sia stata svolta.
- 02
Il maturato, mensilmente
Le giornate effettivamente svolte, consuntivate dal collaboratore stesso. È il dato che rende il costo attuale invece che previsto.
- 03
La fattura, quando arriva
Confrontata con il maturato registrato. Se coincide, la registrazione è una formalità. Se non coincide, avete scoperto una discrepanza mentre potete ancora discuterne.
I tetti e le tariffe: metterli per iscritto
Il caso che genera più discussioni è l'incarico definito a voce: «vieni a darci una mano su questa commessa». Senza una tariffa e un tetto concordati, la fattura arriva con un importo che nessuno si aspettava e la discussione avviene quando il lavoro è già stato fatto.
Il minimo da concordare per iscritto
- La tariffa, per giornata o per ora.
- Un tetto massimo di giornate o di importo, oltre il quale serve una nuova conferma.
- Come si consuntivano le giornate: chi le registra e con quale dettaglio.
- Come vengono trattate le spese: incluse, riaddebitate, o a carico vostro.
- La commessa a cui l'incarico appartiene.
- I tempi di fatturazione, perché incidono sulla vostra cassa.
Cosa si scopre guardando questi costi insieme
- Quali commesse dipendono in modo rilevante da risorse esterne: è un dato di rischio, non solo di costo.
- Il costo pieno di un collaboratore esterno rispetto a uno interno, considerando le spese riaddebitate.
- Se il ricorso a esterni è strutturale o straordinario: se è strutturale su un certo tipo di commessa, è una decisione di organico da prendere.
- Quali collaboratori sforano sistematicamente la stima iniziale: succede, ed è meglio saperlo prima dell'incarico successivo.
Il secondo punto sorprende spesso: sommando tariffa, spese riaddebitate e tempo di coordinamento interno, il costo pieno di un collaboratore esterno risulta più alto di quanto la sola tariffa lasciasse pensare — e il confronto con l'assunzione cambia.