Cosa cambia rispetto a un dipendente
| Aspetto | Dipendente | Professionista con partita IVA |
|---|---|---|
| Natura del pagamento | Rimborso di un anticipo | Componente del compenso o riaddebito |
| Documento | Intestato al dipendente o generico | L'intestazione va concordata: cambia il trattamento |
| Percorso | Nota spese, approvazione, rimborso | Fattura, o riaddebito in fattura |
| Regole applicabili | Policy aziendale sui rimborsi | Quello che dice il contratto |
| Tetti e categorie | Definiti dalla policy | Da concordare contrattualmente |
| Accesso ai sistemi | Ha un account aziendale | Non ce l'ha: serve un accesso esterno |
Il trattamento fiscale e contabile di ciascuna casella dipende dal tipo di rapporto e va definito con il commercialista: quello che un sistema può fare è applicare in modo coerente le regole che avete stabilito.
Il punto che genera più errori: l'intestazione
Un consulente che prende un treno per venire da voi può farsi intestare il biglietto in tre modi diversi, e ognuno produce conseguenze diverse per entrambe le parti. È una decisione da prendere all'inizio del rapporto, non alla prima fattura.
- 01
Documento intestato al consulente
La spesa è sua e la riaddebita in fattura. È lo schema più lineare e il più diffuso.
- 02
Documento intestato all'azienda cliente
La spesa è vostra, il consulente ha solo anticipato. Va gestita come un anticipo da restituire, non come compenso.
- 03
Spesa pagata direttamente dall'azienda
Biglietti e alloggio prenotati e pagati da voi. È il più semplice contabilmente e il più scomodo operativamente.
Cosa serve comunque tracciare
Anche quando le spese passano dalla fattura del consulente, all'azienda serve sapere alcune cose che la fattura da sola non dice — soprattutto se lavorate per commessa.
- A quale commessa appartiene ciascuna spesa: una fattura riepilogativa non lo dice.
- Quando è stata sostenuta: serve per la competenza e per il controllo economico.
- Il documento di supporto, se il contratto lo prevede.
- Se rientra nei limiti concordati: i tetti esistono anche nei contratti di consulenza.
- Il totale delle spese riaddebitate rispetto al compenso: è un rapporto che vale la pena guardare.
L'ultimo punto è quello che sfugge più spesso: su alcuni contratti le spese riaddebitate arrivano a rappresentare una quota importante del costo totale del consulente, e nessuno se ne accorge finché non le si guarda separatamente.
Il problema dell'accesso
Un consulente esterno non ha un account aziendale, non deve averlo, e non ha motivo di installare i vostri strumenti interni. Se volete che carichi documenti e spese, serve un accesso pensato per lui: limitato, semplice, e revocabile alla fine del rapporto.
- Accesso solo alle proprie spese e ai propri documenti, senza visibilità su nient'altro.
- Nessuna installazione richiesta: deve funzionare da browser.
- Revoca immediata alla fine del rapporto, con i documenti che restano vostri.
- Regole diverse da quelle dei dipendenti, applicate automaticamente in base al tipo di rapporto.