Perché non si può ricostruire dopo
In amministrazione si può dedurre molto da una spesa: cosa, quanto, quando, dove. Non si può dedurre per quale commessa. Un pranzo a Bologna il 12 marzo può appartenere a tre clienti diversi se quella persona ne ha visitati tre in quella settimana, e la risposta ce l'ha solo lei — per qualche giorno.
| Momento | Qualità dell'attribuzione |
|---|---|
| Al momento della spesa | Esatta: la persona sa perché è lì |
| A fine giornata | Buona |
| A fine settimana | Approssimativa sui giorni con più visite |
| A fine mese | Ricostruita a memoria: inaffidabile |
| In amministrazione, a posteriori | Dedotta dalle date: sbagliata abbastanza spesso da invalidare i numeri |
Come renderlo veloce
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Un elenco corto, non tutto l'archivio
Una persona lavora su tre o quattro commesse per volta. Mostrargliene duecento significa farle usare un campo di ricerca proprio quando ha fretta.
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Le ultime usate in cima
Nella grande maggioranza dei casi la commessa è la stessa dell'ultima spesa, o una delle tre più recenti. Metterle in cima riduce la scelta a un tocco.
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Una commessa predefinita per la trasferta in corso
Se la trasferta è collegata a una commessa, tutte le spese di quei giorni la ereditano, con possibilità di cambiarla.
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Obbligatoria solo dove serve
Alcune categorie sono sempre di commessa, altre sono sempre generali. Chiedere l'attribuzione anche per la cancelleria dell'ufficio è attrito senza informazione.
Le spese che non appartengono a una commessa
Esistono e vanno gestite esplicitamente, altrimenti restano in sospeso e qualcuno le attribuisce a caso per chiudere il mese. Sono di tre tipi.
| Tipo | Esempio | Come trattarla |
|---|---|---|
| Spesa generale | Cancelleria, abbonamenti, formazione interna | Centro di costo del reparto, non commessa |
| Spesa commerciale | Visita a un potenziale cliente | Centro di costo commerciale: è un investimento, non un costo di commessa |
| Spesa comune a più commesse | Un viaggio che serve due clienti | Ripartizione con criterio dichiarato, o attribuzione alla principale |
Il terzo caso è quello che genera più discussioni: conviene decidere una regola una volta — ripartizione o attribuzione alla principale — e applicarla sempre, invece di decidere caso per caso.
Cosa se ne ricava
- Il costo reale di una commessa, comprese le spese vive che di solito sfuggono.
- Quanto costa servire un cliente, che è spesso diverso da quanto ci si aspetta.
- Il costo commerciale di acquisire un cliente nuovo, se le spese di prevendita sono tracciate.
- Quali commesse assorbono trasferte molto sopra la media, che è un segnale prima che un problema.
L'ultimo punto è quello che si scopre più spesso e che nessuno si aspetta: c'è quasi sempre un cliente che assorbe una quota di trasferte sproporzionata rispetto al fatturato che genera. Non è un dato contabile, è un dato commerciale, e diventa visibile solo attribuendo le spese.