I cinque passaggi
- 01
Registrazione
Sul posto, dal telefono, in pochi secondi: foto, categoria, commessa se serve. È il passaggio da cui dipende tutto il resto, perché senza registrazione non c'è nulla da elaborare.
- 02
Verifica automatica
Documento presente, importo entro i tetti, categoria ammessa, nessun duplicato, coerenza con la trasferta. Tutto ciò che passa questi controlli è conforme per definizione.
- 03
Approvazione delle sole eccezioni
Fuori policy, sopra soglia, categoria sensibile o anomalia segnalata. Sono poche, quindi vengono guardate davvero.
- 04
Contabilizzazione
Categoria tradotta in conto, IVA trattata secondo le regole, commessa riportata, documento allegato. Nessuna ribattitura.
- 05
Pagamento
Disposizione generata o inclusa nel cedolino per i dipendenti; riaddebito o compenso per i collaboratori. È qui che il ciclo si chiude davvero.
Le due popolazioni
| Passaggio | Dipendente | Collaboratore con partita IVA |
|---|---|---|
| Registrazione | Identica | Identica, con accesso esterno |
| Regole applicate | Policy aziendale | Quelle del contratto |
| Verifica | Tetti e categorie della policy | Limiti concordati contrattualmente |
| Approvazione | Responsabile o automatica | Chi gestisce il rapporto |
| Contabilizzazione | Rimborso spese | Compenso o riaddebito, secondo l'accordo |
| Pagamento | Disposizione o cedolino | Fattura |
La registrazione è identica per entrambi, ed è il motivo per cui conviene un unico strumento: separare gli strumenti significa duplicare il lavoro di configurazione, di manutenzione e di formazione.
Cosa scorre e cosa si ferma
Il principio che rende veloce il ciclo è che la maggior parte delle spese non incontra nessun essere umano: sono conformi, hanno il documento, stanno sotto soglia. Fermarle tutte per un'approvazione è ciò che allunga i tempi senza aggiungere controllo.
| Tipo di spesa | Percorso |
|---|---|
| Conforme, sotto soglia, con documento | Scorre: notifica, contabilizzazione, pagamento |
| Conforme ma sopra soglia | Approvazione, poi scorre |
| Categoria sensibile (rappresentanza, acquisti) | Approvazione sempre |
| Fuori policy con motivazione | Approvazione consapevole, marcata come eccezione |
| Anomalia segnalata | Verifica in amministrazione prima di coinvolgere altri |
| Senza documento | Non inviabile: si ferma prima di entrare nel ciclo |
Come si misura se il ciclo funziona
- delle spese dovrebbe scorrere senza approvazione umana
- 80%delle spese dovrebbe scorrere senza approvazione umana
- entro cui la spesa dovrebbe essere registrata dalla data
- 24 hentro cui la spesa dovrebbe essere registrata dalla data
- spese ribattute a mano in contabilità
- 0spese ribattute a mano in contabilità
- Percentuale di spese che attraversano il ciclo senza intervento umano.
- Tempo medio dalla data della spesa al pagamento, non all'approvazione.
- Numero di registrazioni contabili create a mano: dovrebbe tendere a zero.
- Percentuale di spese registrate entro 24 ore dalla data.
- Numero di domande dell'amministrazione a chi ha speso: misura la qualità dei dati raccolti.