Perché il bilancio non basta
La contabilità generale è organizzata per natura di costo: acquisti, personale, servizi, ammortamenti. Risponde bene alla domanda «quanto abbiamo speso in materiali quest'anno». Non risponde alla domanda che interessa davvero a chi lavora su commessa: «la commessa Rossi sta marginando quanto avevamo previsto?».
Per rispondere a quella domanda serve una seconda dimensione: ogni costo e ogni ricavo devono portare con sé l'indicazione del progetto a cui appartengono. È una cosa concettualmente semplice e operativamente faticosa, perché richiede che chi genera il costo indichi la commessa nel momento in cui lo genera.
| Contabilità generale | Controllo di commessa | |
|---|---|---|
| Organizza per | Natura del costo | Progetto |
| Risponde a | Quanto abbiamo speso, e in cosa | Questo progetto guadagna? |
| Tempistica | A consuntivo, periodica | Continua, mentre il progetto è aperto |
| Serve a | Adempimenti e bilancio | Decisioni operative |
| Quando arriva l'informazione | Quando non si può più intervenire | Quando si può ancora |
I cinque dati da collegare alla commessa
- 01
Le ore
Il dato più difficile da raccogliere e quello che pesa di più sul margine. Va registrato dalle persone, con il minimo attrito possibile: se richiede più di trenta secondi al giorno, i dati che riceverete saranno inventati a fine settimana.
- 02
I materiali e gli acquisti
Vanno imputati al momento dell'ordine, non della fattura. La differenza è di settimane, ed è la differenza tra sapere e scoprire.
- 03
I costi esterni
Subappalti, consulenti, noli. Vanno registrati come impegno quando vengono concordati, non quando arriva il documento.
- 04
Le spese
Trasferte, rimborsi, spese vive. Piccole singolarmente, rilevanti in somma, e quasi sempre imputate in ritardo.
- 05
I ricavi e gli stati avanzamento
Quanto è stato fatturato e quanto è maturato ma non ancora fatturato. Senza questo, il margine è metà del quadro.
Budget e consuntivo: il confronto che serve
Il numero utile non è il costo sostenuto: è la distanza tra il costo sostenuto e quello previsto a quel punto di avanzamento. Una commessa che ha consumato il 60% del budget non è in difficoltà se è completa al 70%; lo è se è completa al 30%.
| Indicatore | Cosa dice | Quando guardarlo |
|---|---|---|
| Costi sostenuti su budget | Quanto è stato speso | Continuo, ma da solo non basta |
| Avanzamento fisico | A che punto è davvero il lavoro | Settimanale: è il dato che dà senso agli altri |
| Margine previsto a finire | Dove si chiuderà, con l'andamento attuale | È il numero che serve alla direzione |
| Ore consumate su ore stimate | Se la stima iniziale reggeva | Anche per imparare a stimare meglio |
| Impegni non ancora fatturati | Costi già decisi che arriveranno | Prima di prendere nuovi impegni |
| Fatturato su maturato | Se state finanziando il cliente | Mensile, per la cassa |
Gli alert: prima, non dopo
Un sistema che vi dice a fine commessa che avete perso il 12% è un sistema che documenta, non che controlla. L'utilità sta interamente nel momento in cui l'informazione arriva.
- Consumo del budget oltre una soglia, rapportato all'avanzamento e non in assoluto.
- Ore su una fase che superano la stima di una percentuale definita.
- Un impegno di spesa che, sommato a quelli esistenti, porterebbe fuori budget: l'avviso deve arrivare prima dell'ordine.
- Margine previsto a finire che scende sotto la soglia minima accettabile.
- Fatturazione ferma su una commessa che sta consumando: è un problema di cassa prima che di margine.
- Commesse senza movimenti da settimane, che spesso sono ferme e nessuno l'ha detto.
Come si costruisce, in pratica
| Fase | Cosa si fa | Errore da evitare |
|---|---|---|
| Definire la struttura | Come si identifica una commessa, quali fasi, quali voci di costo | Struttura troppo fine: nessuno la compila |
| Raccogliere le ore | Lo strumento più semplice possibile per chi le registra | Chiedere troppi campi |
| Collegare acquisti e costi | Commessa obbligatoria su ordini e note spese | Imputare solo alla fattura |
| Collegare i ricavi | Fatturato e maturato per commessa | Fermarsi ai costi: metà del quadro |
| Costruire la vista | Tre numeri per commessa, non venti | Una dashboard che nessuno apre |
| Attivare gli alert | Soglie concordate con chi le riceverà | Avvisi troppo frequenti: vengono ignorati |
La fase che determina il successo è la prima, e non è tecnica: mettersi d'accordo su come si imputano le ore indirette e i costi generali. Se quel criterio non è condiviso, i numeri saranno contestati ogni volta che risultano scomodi — e il sistema smetterà di essere usato.
Serve un ERP o basta un modulo dedicato?
Molte PMI affrontano il tema pensando di dover sostituire il gestionale. Quasi mai è necessario: la contabilità funziona, il magazzino funziona, quello che manca è la dimensione progetto. Aggiungere un modulo che raccoglie ore e costi e li collega ai dati che il gestionale ha già è un progetto molto più piccolo e molto meno rischioso.
- Il gestionale continua a fare contabilità, fatturazione e adempimenti.
- Il modulo raccoglie ore, imputazioni, impegni e avanzamenti.
- I due si scambiano dati: anagrafiche e fatture dal gestionale, consuntivi verso il gestionale.
- Il risultato è visibile mentre la commessa è aperta, che è l'unica cosa che conta.