Perché non basta dare loro il sistema interno
La soluzione apparentemente più semplice — creare un account nel sistema che usano i dipendenti — porta tre problemi che emergono tutti insieme dopo qualche mese: il collaboratore vede cose che non dovrebbe vedere, gli si applicano regole pensate per i dipendenti, e alla fine del rapporto nessuno si ricorda di disattivarlo.
| Problema | Conseguenza |
|---|---|
| Vede l'organigramma o altri utenti | Informazioni aziendali a chi non dovrebbe averle |
| Gli si applica la policy dipendenti | Regole che non gli competono, e discussioni evitabili |
| Riceve comunicazioni interne | Confusione sul suo ruolo, e rumore per lui |
| Resta attivo dopo la fine del rapporto | Un accesso aperto che nessuno controlla più |
| I suoi documenti sono mescolati agli altri | Difficoltà a estrarli quando servono |
Cosa deve fare, e nient'altro
- Caricare spese e documenti, con le regole del suo contratto.
- Vedere lo stato di quello che ha inviato: ricevuto, approvato, pagato.
- Scaricare i propri documenti: contratti, lettere d'incarico, riepiloghi.
- Indicare la commessa a cui ciascuna spesa appartiene.
- Vedere il riepilogo di quanto ha maturato e di cosa è già stato liquidato.
I requisiti tecnici che contano
- 01
Nessuna installazione
Deve funzionare da browser, su telefono e su computer. Chiedere a un collaboratore esterno di installare un'app aziendale è chiedere troppo: non lo farà.
- 02
Separazione garantita dei dati
Ogni collaboratore vede solo le proprie cose, e questo va garantito a livello di sistema, non nascondendo elementi dell'interfaccia.
- 03
Accesso semplice ma non debole
Recupero password che funziona, sessione che non scade ogni cinque minuti, e autenticazione adeguata al tipo di dati che il portale contiene.
- 04
Revoca pulita
Alla fine del rapporto l'accesso si chiude, ma i documenti caricati restano all'azienda: sono giustificativi di spese già sostenute e vanno conservati.
Quando conviene costruirlo
Il calcolo è semplice e dipende quasi solo dal numero di collaboratori esterni e dalla frequenza degli scambi.
| Situazione | Cosa conviene |
|---|---|
| Due o tre collaboratori, poche spese | Email e cartella condivisa: costruire un portale non si ripaga |
| Dieci o più collaboratori con spese ricorrenti | Un portale: il tempo di gestione diventa rilevante |
| Rete di consulenti su commesse diverse | Un portale con attribuzione a commessa: serve anche al controllo economico |
| Collaboratori che cambiano spesso | Un portale: la gestione degli accessi da sola giustifica il progetto |