Perché è il dato che decide tutto
Su una commessa di servizi il costo del personale è quasi sempre la voce maggiore, spesso il 60-80% del totale. Se quel numero è sbagliato, tutto il controllo economico che ci costruite sopra è sbagliato — e lo è in modo non evidente, perché i totali sembrano comunque plausibili.
È anche l'unico dato che nessun sistema può dedurre. Una fattura arriva, un ordine si registra, uno scontrino si fotografa. Su cosa ha lavorato una persona in una data mattina lo sa solo lei, e lo sa bene per poche ore.
| Quando si registra | Attendibilità |
|---|---|
| Durante o subito dopo l'attività | Alta |
| A fine giornata | Buona |
| Il giorno dopo | Discreta sui blocchi grandi, scarsa sui frammenti |
| A fine settimana | Ricostruzione: i totali tornano, la distribuzione no |
| A fine mese | Numeri inventati in buona fede |
Il caso di fine settimana è il più insidioso: le ore totali sono giuste — sono quelle contrattuali — ma la loro attribuzione alle commesse è arbitraria. E l'attribuzione è esattamente ciò che serve.
La granularità: meno è meglio
L'istinto di chi progetta il sistema è chiedere il massimo dettaglio: commessa, fase, attività, tipo di lavoro. L'effetto è l'opposto di quello sperato: più campi ci sono, meno spesso la registrazione avviene, e i dati che arrivano sono peggiori.
| Livello | Cosa si chiede | Effetto |
|---|---|---|
| Minimo | Commessa e ore | Alta compilazione, dati affidabili |
| Utile | Commessa, fase, ore | Buon compromesso: la fase serve a capire dove si sfora |
| Eccessivo | Commessa, fase, attività, tipo, descrizione | Compilazione a fine settimana, dati inventati |
La fase è l'unico livello aggiuntivo che quasi sempre vale il costo: sapere che si sta sforando in analisi e non in sviluppo cambia le decisioni. Tutto il resto raramente viene usato per decidere qualcosa.
Le ore indirette: il punto su cui ci si divide
Riunioni interne, formazione, amministrazione, tempi morti. Sono ore reali che qualcuno paga, e il modo in cui vengono trattate cambia la marginalità apparente di ogni commessa. È una decisione da prendere una volta, con chiarezza, perché se resta ambigua i numeri verranno contestati ogni volta che risultano scomodi.
- Non imputarle a nessuna commessa: le commesse appaiono più redditizie di quanto siano, e il totale non torna.
- Ripartirle su tutte le commesse in proporzione: più realistico, ma richiede una regola condivisa.
- Imputarle a una commessa interna: onesto e semplice, e rende visibile quanto pesano.
- Escluderle dal conteggio delle ore disponibili: cambia il denominatore del calcolo di saturazione.
Le resistenze, e come si affrontano
La consuntivazione ore è il progetto che incontra più resistenza di tutti quelli di controllo di gestione, e la ragione è comprensibile: nessuno ama registrare come impiega il proprio tempo, soprattutto se sospetta che serva a valutarlo.
- 01
Dire a cosa serve, e dirlo davvero
Se serve a capire quali commesse sono in perdita, ditelo. Se qualcuno sospetta che serva a misurare la produttività individuale, i dati diventeranno difensivi in una settimana.
- 02
Non usarli per valutare le persone
È la condizione perché restino attendibili. Nel momento in cui una registrazione può danneggiare chi la fa, chi la fa la aggiusta.
- 03
Rendere la registrazione più veloce del sospetto
Quindici secondi al giorno non generano resistenza. Un modulo con sei campi la genera, e la resistenza si esprime come compilazione approssimativa.
- 04
Restituire qualcosa
Chi registra le ore dovrebbe poter vedere lo stato della sua commessa. Un dato che si dà e non si riceve mai indietro viene percepito come tributo.