Il problema di partenza: due strutture diverse
Il budget di una commessa nasce quasi sempre in fase di offerta, ed è costruito come serve per fare il prezzo: tot giornate senior, tot giornate junior, un forfait per le trasferte, un margine desiderato. Il consuntivo si accumula invece per come i costi entrano in azienda: fatture fornitori, ore da consuntivazione, note spese, ammortamenti.
Quando arriva il momento di confrontarli, il totale si può confrontare e il resto no. Si scopre che la commessa ha marginato meno del previsto, e non si riesce a dire in quale fase o su quale voce. È il motivo per cui molte aziende hanno un controllo di commessa che documenta senza insegnare nulla.
| Elemento | Nel budget | Nel consuntivo |
|---|---|---|
| Fasi | Le stesse | Le stesse |
| Voci di costo | Le stesse categorie | Le stesse categorie |
| Ore | Per profilo e fase | Per profilo e fase |
| Costi esterni | Per tipo | Per tipo, imputati alla fase |
| Spese | Stimate per tipo | Reali per tipo |
| Ricavi | Per stato avanzamento | Fatturato e maturato |
Le fasi: quante e quali
È la decisione strutturale più importante e la più sbagliata per eccesso. Un budget con venti fasi produce un consuntivo che nessuno riesce a compilare correttamente; uno con una fase sola non dice dove si è sforato.
Il criterio per definirle
- Da tre a sei fasi per commessa, non di più.
- Ogni fase deve corrispondere a qualcosa che una persona sa riconoscere: analisi, realizzazione, collaudo, avviamento.
- Le stesse fasi per tutte le commesse dello stesso tipo, altrimenti i confronti tra commesse non funzionano.
- Una fase deve durare almeno una settimana: sotto quella soglia la consuntivazione diventa arbitraria.
- Se non sapreste dire a quale fase appartiene un'attività, quella fase non serve.
Il budget rivisto: il documento che manca sempre
Le commesse cambiano: il cliente aggiunge, un imprevisto allunga i tempi, una fase si rivela più complessa. Confrontare il consuntivo con il budget originale a fine lavori risponde a una domanda poco utile — «abbiamo stimato bene sei mesi fa?» — invece che a quella che serve: «stiamo governando quello che sta succedendo?».
- 01
Il budget originale resta
Non si tocca: serve a imparare a stimare. Confrontarlo con il consuntivo finale è l'unico modo per capire se le vostre offerte sono realistiche.
- 02
Il budget rivisto si aggiorna
Quando cambia lo scopo o emerge un imprevisto rilevante, si aggiorna la previsione a finire. È il documento su cui si prendono le decisioni operative.
- 03
Le revisioni si tracciano
Chi ha rivisto cosa, quando e perché. Una commessa con quattro revisioni al rialzo racconta qualcosa che il totale finale nasconde.
Cosa fare con uno scostamento
Uno scostamento numerico da solo non insegna nulla. Quello che rende utile il controllo è associare al numero una causa, e farlo mentre la si ricorda — non a fine anno guardando una tabella.
| Causa dello scostamento | Cosa cambia per il futuro |
|---|---|
| Stima iniziale ottimistica | I coefficienti di stima per quel tipo di commessa |
| Scopo cresciuto senza variante | Il processo commerciale: le varianti vanno formalizzate |
| Imprevisto tecnico | Un margine di contingenza sulle commesse simili |
| Inefficienza interna | Il processo operativo, non il prezzo |
| Cliente che ha rallentato | Clausole contrattuali su tempi e responsabilità |
| Errore di imputazione | Nulla sul progetto: va corretto il dato |
L'ultima riga è più frequente di quanto si pensi: prima di analizzare uno scostamento vale la pena verificare che i costi imputati appartengano davvero a quella commessa.