Il minimo indispensabile
Prima di qualunque strumento serve una decisione organizzativa: da oggi ogni movimento economico porta con sé l'indicazione del progetto. Non è una questione tecnica ed è la parte difficile, perché richiede che chi genera il costo aggiunga un'informazione nel momento in cui lo genera.
| Campo | Perché serve |
|---|---|
| Progetto | Senza questo non esiste il controllo di commessa |
| Data | Determina il periodo e permette il confronto con l'avanzamento |
| Importo | Ovvio, ma va distinto tra previsto e effettivo |
| Tipo | Ore, materiali, esterni, spese, ricavi: bastano cinque categorie |
| Chi | Serve per capire da dove arrivano i dati mancanti |
Cinque campi. Aggiungerne altri sembra utile e riduce la percentuale di movimenti che vengono effettivamente imputati.
Chi compila cosa
- 01
Le ore: chi le lavora
Nessun altro può saperlo. È la voce più pesante e la più difficile da raccogliere, e va affrontata per prima perché senza di essa il resto vale poco.
- 02
Gli acquisti: chi ordina
Al momento dell'ordine, non della fattura. Chi ordina sa per quale progetto sta comprando; l'amministrazione, due mesi dopo, no.
- 03
Le spese: chi le sostiene
Sul posto, quando fotografa lo scontrino. Ricostruire l'attribuzione a fine mese produce assegnazioni approssimative.
- 04
I ricavi: amministrazione
È l'unica voce che l'amministrazione può gestire da sola, perché la fattura riporta già il riferimento al progetto.
Quando il foglio non basta più
Partire da un foglio condiviso è legittimo e per molte realtà è sufficiente a lungo. I segnali che indicano il momento di passare a uno strumento sono riconoscibili.
- Più di cinque persone devono imputare movimenti: il foglio genera conflitti di scrittura e versioni.
- I progetti aperti contemporaneamente superano la decina: la lettura diventa impraticabile.
- Serve che ciascuno veda solo i propri dati o solo le proprie commesse.
- Il consolidamento mensile richiede più di mezza giornata di lavoro.
- Qualcuno chiede il dato aggiornato e la risposta è «ti dico la prossima settimana».
- I numeri vengono contestati e non si riesce a ricostruire chi ha inserito cosa.
Cosa si ottiene già dal primo trimestre
Anche con dati imperfetti, tre mesi di imputazione producono informazioni che prima non esistevano. Non serve aspettare che il sistema sia completo per iniziare a usarne i risultati.
- Quali progetti assorbono più ore di quante ne erano state stimate.
- Se il rapporto tra ore preventivate e ore reali è costante o varia per tipo di lavoro: nel primo caso potete correggere le stime con un coefficiente.
- Quali clienti generano progetti sistematicamente sottostimati.
- Quanta parte del tempo aziendale va su attività non imputabili a nessun progetto: è un numero che sorprende quasi sempre.
L'ultimo punto è il più utile per chi parte: scoprire che una quota consistente delle ore non è imputabile a nessuna commessa cambia il calcolo del costo orario e, di conseguenza, il modo in cui vengono fatti i preventivi.