La finestra in cui si può ancora decidere
Tra il momento in cui qualcuno decide che serve comprare qualcosa e il momento in cui la fattura arriva in contabilità passano in genere da tre a otto settimane. In quella finestra il costo è già deciso ma non ancora registrato: per il controllo di commessa è come se non esistesse, e il budget residuo che si guarda è più alto di quello reale.
| Momento | Il costo esiste per... | Si può ancora intervenire? |
|---|---|---|
| Decisione informale | Chi l'ha presa | Sì, completamente |
| Richiesta registrata | Il controllo di commessa | Sì |
| Ordine al fornitore | Il fornitore e voi | Con difficoltà |
| Consegna | Il magazzino | No |
| Fattura | La contabilità | No |
Quasi tutti i sistemi di controllo di commessa partono dalla quinta riga. Il valore di gestione sta nella seconda.
Cosa deve contenere una richiesta
- La commessa a cui appartiene, obbligatoria: senza, la richiesta non è tracciabile.
- Cosa serve, in termini comprensibili anche a chi non è del mestiere.
- L'importo previsto, anche stimato: serve per l'impegno, non per la contabilità.
- Quando serve: determina se si può cercare un'alternativa più economica.
- Chi la chiede, e la fase della commessa in cui rientra.
- Se è prevista nel budget o è un extra: è la domanda che fa emergere gli scostamenti presto.
L'approvazione: sul residuo, non sull'importo
Il criterio più diffuso è la soglia assoluta: sopra un certo importo serve un'approvazione. Funziona per il controllo della spesa aziendale, non per quello di commessa: un acquisto modesto su una commessa quasi esaurita è più critico di uno grande su una commessa con ampio margine.
- 01
Il sistema calcola il residuo
Budget della commessa meno costi già sostenuti meno impegni già presi. È il numero che conta, e quasi nessuno ce l'ha.
- 02
Confronta la richiesta con il residuo
Se ci sta comodamente, può passare. Se lo eroderebbe oltre una soglia, serve una decisione consapevole.
- 03
Avvisa chi può decidere
Il responsabile della commessa, che sa se quella spesa era prevista e cosa comporta rinunciarci.
- 04
Registra l'impegno
Approvata o no, la richiesta resta tracciata. Le richieste rifiutate raccontano quanto è stretto il budget di quella commessa.
Cosa cambia dopo qualche mese
- Il budget residuo diventa un numero affidabile invece che ottimistico.
- Gli scostamenti emergono in corso d'opera invece che alla chiusura.
- Si scopre quali commesse generano molti acquisti non previsti: quasi sempre sono le stesse, ed è un problema di stima in offerta.
- Gli acquisti ricorrenti diventano visibili e negoziabili con i fornitori.
- Si riduce il caso classico: due persone che ordinano la stessa cosa per la stessa commessa.
Il terzo punto è quello con più valore commerciale: se un tipo di commessa genera sistematicamente acquisti extra, il problema non è nel controllo ma nel modo in cui viene preventivata, e si risolve alzando il prezzo o cambiando l'offerta.