A cosa serve, e a cosa no
| Serve a | Non serve a |
|---|---|
| Correggere i coefficienti di stima per commesse simili | Stabilire di chi è la colpa |
| Capire quali fasi vengono sottostimate sistematicamente | Valutare le persone |
| Vedere se un tipo di cliente genera scostamenti ricorrenti | Giustificare un risultato a posteriori |
| Decidere se rivedere il prezzo di un servizio | Riaprire discussioni chiuse |
| Documentare cosa ha funzionato, non solo cosa è andato storto | Produrre un archivio che nessuno rileggerà |
Cosa contiene
Il minimo utile, in una pagina
- Budget originale, budget rivisto e consuntivo, per fase.
- Ore previste e ore effettive, per fase e per profilo.
- Costi esterni previsti ed effettivi.
- Ricavi previsti e fatturati, incluse le varianti approvate.
- Margine finale a confronto con quello previsto in offerta.
- Per ogni scostamento superiore a una soglia, una causa in una riga.
- Due righe su cosa ha funzionato: si impara anche da quello.
Una pagina è sufficiente e va rispettata: i report di chiusura di sei pagine vengono prodotti per due commesse e poi abbandonati. La disciplina della pagina singola è quella che li rende sostenibili nel tempo.
Le cause: la parte che vale il documento
Un numero di scostamento è inutile senza il perché, e il perché si ricorda per poche settimane. È il motivo per cui il report va fatto subito dopo la chiusura, non a fine anno insieme agli altri.
| Causa | Cosa correggere |
|---|---|
| Stima ottimistica su una fase | Il coefficiente di stima per quella fase |
| Scopo cresciuto senza variante formalizzata | Il processo commerciale, non le stime |
| Cliente lento nelle risposte | Le clausole contrattuali su tempi e responsabilità |
| Tecnologia o fornitore nuovi | Un margine di contingenza sulle prime commesse simili |
| Persona meno esperta del previsto | La pianificazione, non la persona |
| Errore di imputazione dei costi | Il dato, non il processo |
La penultima riga va maneggiata con attenzione: è una causa reale e legittima, e va scritta in modo che descriva una scelta di pianificazione, non un giudizio su qualcuno.
Cosa se ne fa dopo dieci commesse
Il valore del report non è nella singola commessa ma nella serie. Dopo dieci report emergono pattern che nessuno vedrebbe guardando un caso alla volta.
- Una fase sistematicamente sottostimata: si corregge il coefficiente e le offerte migliorano subito.
- Un tipo di cliente che genera sempre scostamenti: si rivedono le condizioni o il prezzo.
- Un tipo di commessa che non margina mai abbastanza: si decide se alzare il prezzo o smettere di venderla.
- Varianti richieste sempre nella stessa fase: si formalizza il processo di variante proprio lì.
- Commesse che vanno bene quando c'è una certa condizione: si capisce cosa cercare in fase di offerta.
Il primo punto è quello con il ritorno più rapido: correggere il coefficiente di stima di una fase sottostimata migliora il margine di tutte le offerte successive, senza cambiare nulla nel modo di lavorare.