I quattro numeri
| Indicatore | Cosa dice | Chi lo usa |
|---|---|---|
| Margine previsto a finire | Dove si chiuderà con l'andamento attuale | Direzione |
| Consumo su avanzamento | Se il ritmo di spesa è compatibile col lavoro fatto | Responsabile di commessa |
| Impegni non ancora fatturati | Costi già decisi che arriveranno | Chi sta per prendere altri impegni |
| Fatturato su maturato | Se state finanziando il cliente | Amministrazione e direzione |
Il primo è il numero che interessa alla direzione ed è anche quello che quasi nessuna dashboard mostra: la maggior parte si ferma al margine attuale, che su una commessa a metà non significa quasi nulla.
Ogni indicatore in più va giustificato con la stessa domanda: se questo numero peggiora, cosa faccio? Se la risposta è «lo guardo», non serve. È il criterio che tiene una dashboard sotto la soglia in cui viene ancora letta.
L'ordinamento conta più dei numeri
Una dashboard con trenta commesse in ordine di codice richiede che qualcuno le legga tutte per trovare quelle che hanno un problema. Una che le ordina per urgenza mette in cima le tre che meritano attenzione oggi, e il resto diventa consultazione.
- 01
In cima: le commesse in difficoltà
Consumo molto sopra l'avanzamento, o margine previsto sotto la soglia minima. Sono quelle su cui si può ancora intervenire.
- 02
Poi: quelle da tenere d'occhio
Scostamenti moderati, o impegni che erodono il residuo. Non urgenti, ma da non perdere di vista.
- 03
Poi: quelle ferme
Nessun movimento da settimane. Spesso sono chiuse e nessuno l'ha detto, o bloccate e nessuno l'ha segnalato.
- 04
In fondo: quelle che vanno bene
Consultabili, ma non richiedono attenzione. Occupano lo spazio meno prezioso della schermata.
Una dashboard per ruolo, non una per tutti
| Chi guarda | Cosa deve vedere | Cosa non serve |
|---|---|---|
| Direzione | Margine previsto su tutte le commesse, e le tre peggiori | Il dettaglio delle ore per persona |
| Responsabile di commessa | Solo le sue: consumo, avanzamento, impegni | Le commesse degli altri |
| Amministrazione | Fatturato su maturato, scadenze di incasso | L'avanzamento tecnico |
| Chi lavora sulla commessa | Le proprie ore e lo stato della commessa | I margini |
L'ultima riga è quella su cui si discute di più. Mostrare i margini a chi esegue non è sbagliato in sé, ma cambia la natura del dato: va deciso consapevolmente, non per default.
Il margine previsto a finire: come si calcola
È il numero più utile e il più delicato, perché è una proiezione. Il metodo semplice funziona bene quando la commessa procede in modo regolare: costo sostenuto diviso avanzamento, moltiplicato per cento, dà il costo previsto a finire; sottratto dai ricavi previsti dà il margine.
- Richiede un avanzamento aggiornato: senza, la proiezione non ha senso.
- Va corretto quando è noto che una fase futura ha un profilo di costo diverso dalle precedenti.
- Non funziona bene nelle prime settimane, quando l'avanzamento è troppo piccolo per essere significativo.
- Va sempre affiancato dagli impegni presi ma non ancora fatturati, che altrimenti restano fuori dal calcolo.