I quattro livelli, e cosa cambia davvero
| Tipo | Cos'è in pratica | Che valore ha |
|---|---|---|
| Semplice | Nome in fondo a una email, PDF stampato firmato e riscansionato, clic su «accetto» | Ammessa come prova, ma liberamente valutabile dal giudice |
| Avanzata | Firma tramite piattaforma con autenticazione del firmatario e sigillo che rileva le modifiche | Più solida: collega il documento alla persona in modo verificabile |
| Qualificata | Avanzata, con certificato rilasciato da un prestatore qualificato e dispositivo sicuro | Equiparata alla scrittura privata: chi contesta deve dimostrare |
| Digitale | La forma italiana della firma qualificata, basata su certificati | Stessa efficacia della qualificata |
Il punto di svolta è fra la seconda e la terza riga. Con la qualificata o la digitale il documento fa piena prova finché chi ha firmato non dimostra che non è stato lui: è l'inversione dell'onere che cambia l'esito di una controversia.
Quando basta il livello semplice, e quando no
| Documento | Cosa è ragionevole usare |
|---|---|
| Conferma d'ordine ricorrente con cliente abituale | Semplice: una email di accettazione |
| Preventivo di importo ordinario | Semplice, meglio se con accettazione tracciata nel sistema |
| Contratto pluriennale o di importo rilevante | Avanzata o qualificata |
| Contratto con clausole vessatorie da approvare specificamente | Qualificata: la forma scritta qui è delicata |
| Atti per cui la legge richiede la forma scritta a pena di nullità | Qualificata o digitale, senza alternative |
| Verbale interno, nomina, istruzione a un autorizzato | Semplice |
La regola pratica: chiedetevi quanto costerebbe perdere una causa su quel documento. Se la risposta è «poco», il livello semplice è una scelta economicamente sensata. Se è «molto», il costo di una firma qualificata è irrilevante al confronto.
Se decidete di adottare una piattaforma di firma
Sei domande da fare prima di sottoscrivere un servizio
- Quale livello di firma produce, esattamente, nella configurazione che mi vendete
- Come viene verificata l'identità del firmatario
- Cosa contiene il rapporto di firma allegato al documento
- Dove sono conservati i documenti, e per quanto tempo
- Come esporto tutto se domani cambio servizio
- Chi è il prestatore qualificato, se il livello dichiarato è quello
La quinta domanda è quella che nessuno fa e che si paga dopo: un archivio di contratti firmati dentro una piattaforma che non permette un'esportazione completa è un archivio in affitto. Va verificato prima, con una prova reale di esportazione, non con una rassicurazione commerciale.