La domanda da farsi prima di aggiungere un'approvazione
Quante volte, nell'ultimo anno, questa approvazione è stata negata? Se la risposta è «quasi mai», quell'approvazione non sta controllando nulla: sta aggiungendo giorni di attesa a una richiesta che sarebbe passata comunque, e sta abituando chi approva a premere sì senza leggere.
| Rifiuti negli ultimi 12 mesi | Cosa significa | Cosa fare |
|---|---|---|
| Quasi zero | Il controllo è teorico | Automatizzare, o alzare la soglia sopra cui serve |
| Sotto il 5% | Serve solo per i casi limite | Soglia: sotto passa da solo, sopra si approva |
| Tra il 5 e il 20% | Il controllo ha senso | Mantenere, ma con un solo livello |
| Sopra il 20% | C'è un problema a monte | Chiarire le regole: la gente chiede cose non previste |
Le quattro regole di un workflow che non intralcia
- 01
Una soglia sotto la quale non si approva
Un permesso di due ore, un anticipo di piccolo importo, una richiesta di cancelleria: sotto una soglia definita passa da solo e viene solo notificato. Il controllo si concentra dove serve.
- 02
Un solo livello, salvo eccezioni
Due livelli raddoppiano l'attesa e diluiscono la responsabilità: se entrambi sanno che c'è un altro che guarda, nessuno dei due guarda davvero.
- 03
Una delega sempre attiva
L'assenza di chi approva è la causa più frequente di richieste bloccate. La delega non va attivata quando serve — quando serve, quella persona è in ferie e non l'ha attivata.
- 04
Una scadenza con conseguenza
Dopo un numero definito di giorni deve succedere qualcosa: un sollecito, un passaggio al livello superiore, o l'approvazione automatica se la natura della richiesta lo consente. Una richiesta senza scadenza resta ferma indefinitamente.
Chi deve approvare
Il criterio non è gerarchico ma informativo: deve approvare chi ha le informazioni per decidere. Il responsabile diretto sa se quel giorno il reparto può permettersi un'assenza; la direzione no. L'amministrazione sa se un importo rientra nelle regole; il responsabile diretto spesso no.
| Tipo di richiesta | Chi ha le informazioni | Serve un secondo livello? |
|---|---|---|
| Ferie e permessi | Responsabile diretto (copertura del reparto) | No |
| Anticipo o acconto | Amministrazione (regole), direzione sopra soglia | Solo sopra soglia |
| Acquisto di attrezzature | Responsabile (necessità), acquisti (fornitore) | Solo sopra soglia |
| Formazione | Responsabile (utilità), direzione (budget) | Solo se ha un costo rilevante |
| Cambio turno | Responsabile di reparto | No |
| Trasferta | Responsabile, se comporta costi rilevanti | Raramente |
Cosa misurare
- Tempo medio dalla richiesta all'esito, per tipo. È il numero che i dipendenti percepiscono.
- Percentuale di richieste che superano la scadenza senza risposta.
- Tasso di rifiuto per tipo: se è vicino a zero, l'approvazione va ripensata.
- Quante richieste sono state approvate dal sostituto: se sono molte, la delega funziona.
- Chi accumula più richieste in attesa: quasi sempre è sovraccarico, non disinteressato.
L'ultimo punto merita attenzione: quando un responsabile accumula richieste, la risposta non è sollecitarlo ma capire se il numero di approvazioni che gli passano è compatibile con il resto del suo lavoro. Spesso la soluzione è una soglia più alta, non un promemoria più insistente.