Il problema non è HR: è che il processo non ha un proprietario
Quando entra una persona nuova, devono succedere una quindicina di cose in reparti diversi: contratto e comunicazioni obbligatorie, visita medica, formazione sulla sicurezza, account email, accessi ai sistemi, computer e telefono, badge, presentazione al team, affiancamento. Ognuna ha un responsabile diverso e nessuno ha la vista d'insieme.
Il risultato è quello che tutti conoscono: la persona arriva e il computer non c'è, oppure c'è ma senza gli accessi, oppure ha gli accessi ma nessuno gli ha detto a chi rivolgersi. Non è disorganizzazione: è che quindici attività distribuite su cinque reparti senza un coordinamento producono statisticamente qualche buco.
| Attività | Chi | Quando dovrebbe essere pronta |
|---|---|---|
| Contratto e comunicazioni obbligatorie | Amministrazione / consulente | Prima dell'inizio |
| Raccolta documenti personali | Amministrazione | Prima dell'inizio |
| Visita medica preventiva | HR / medico competente | Prima dell'inizio, dove prevista |
| Formazione sicurezza | RSPP | Nei primi giorni |
| Account e caselle | IT | Il giorno prima |
| Computer, telefono, dotazioni | IT / acquisti | Il giorno prima |
| Accessi ai sistemi per la mansione | IT + responsabile | Il giorno prima |
| Presentazione e affiancamento | Responsabile diretto | Il primo giorno |
| Obiettivi dei primi tre mesi | Responsabile diretto | Prima settimana |
Come si automatizza davvero
- 01
Un evento unico fa partire tutto
La conferma dell'assunzione con data di inizio e mansione. Da lì il sistema genera tutte le attività, assegnate ai responsabili giusti con la scadenza calcolata sulla data di ingresso.
- 02
Le attività cambiano con la mansione
Un impiegato amministrativo e un operatore di produzione hanno esigenze diverse: accessi, dotazioni e formazione non sono gli stessi. Il modello va scelto in base al ruolo, non compilato ogni volta.
- 03
I documenti si raccolgono da soli
Un link alla persona nuova con l'elenco di ciò che serve, caricamento dal telefono, promemoria automatico. Elimina il ciclo di solleciti che oggi ricade su amministrazione.
- 04
Chi non ha completato viene sollecitato
Non dalla memoria di qualcuno: dal sistema, al responsabile dell'attività, prima della data di ingresso e non dopo.
I primi trenta giorni, non il primo giorno
L'attenzione si concentra sul giorno di ingresso, ma è il primo mese a determinare se la persona resta. La parte che le PMI trascurano di più non è l'accoglienza: è il seguito.
Cosa vale la pena rendere sistematico
- Un colloquio con il responsabile alla fine della prima settimana, non alla fine del periodo di prova.
- Obiettivi concreti dei primi tre mesi, scritti e condivisi.
- Un riferimento chiaro a cui chiedere le cose banali, che sono quelle che nessuno osa chiedere.
- Verifica a trenta giorni: cosa manca ancora, cosa non è chiaro, cosa non funziona.
- Il completamento della formazione obbligatoria, tracciato con la prova.
L'offboarding, che nessuno prepara
Lo stesso identico processo serve al contrario, ed è quello più trascurato: quando qualcuno esce, restano account attivi, accessi non revocati, dotazioni non restituite e informazioni che nessuno ha ripreso. Gli account attivi di persone uscite sono un rischio di sicurezza concreto e ricorrente nelle PMI.
- Revoca degli accessi il giorno dell'uscita, non «quando ci si pensa».
- Restituzione delle dotazioni, tracciata.
- Passaggio di consegne su pratiche e clienti seguiti.
- Trasferimento della casella e dei documenti al responsabile.
- Chiusura degli adempimenti amministrativi.