Perché la maggior parte dei portali non viene usata
Il processo di fallimento è quasi sempre identico. Si parte con l'idea di «un punto unico per i dipendenti», si raccolgono le richieste di tutti i reparti, e il risultato è un portale con dodici sezioni di cui dieci contengono documenti che nessuno cerca. Le tre cose che le persone vorrebbero davvero — il cedolino, il saldo ferie, la richiesta di qualcosa — sono lì dentro, ma nessuno ha verificato che siano più veloci del modo vecchio.
La logica giusta è opposta: non «cosa possiamo mettere», ma «quali sono le cinque richieste che riceviamo più spesso». Quelle cinque sono il portale. Tutto il resto è materiale che può stare in una cartella condivisa.
Cosa finisce quasi sempre in cima a quell'elenco
| Funzione | Cosa elimina | Complessità |
|---|---|---|
| Cedolini e documenti personali | «Mi rimandi il cedolino di marzo?» | Bassa: sono file per persona |
| Richiesta ferie e saldo residuo | Il flusso più frequente in assoluto | Bassa |
| Certificati e attestazioni | Richieste sparse, ognuna una ricerca diversa | Media: alcuni vanno generati |
| Richieste interne strutturate | Email che si perdono e arrivano incomplete | Media |
| Note spese | La busta di scontrini di fine mese | Media-alta |
| Scadenze personali e formazione | Il rischio che qualcosa scada | Media |
| Bacheca e comunicazioni | Poco: si legge se c'è già un motivo per entrare | Bassa |
| Organigramma e documenti istituzionali | Nulla | Bassa, ma inutile da sola |
Le ultime due righe sono le prime che vengono proposte in riunione e le ultime che servono. Vanno bene come contorno, mai come motivo per costruire un portale.
Le tre condizioni perché venga adottato
- 01
Deve funzionare dal telefono
Chi lavora in produzione, in cantiere o in negozio non ha un computer. Se il portale è pensato per la scrivania, escludete la metà delle persone che dovrebbe usarlo.
- 02
L'accesso non deve essere un ostacolo
Password dimenticate, recuperi che non arrivano, doppie autenticazioni complicate: ogni attrito qui azzera l'adozione, perché il modo vecchio — chiedere a qualcuno — funziona ancora.
- 03
Deve essere più veloce del modo vecchio
Se scaricare il cedolino richiede quattro passaggi e scrivere un'email ne richiede uno, l'email vince. È la regola che governa tutto.
Come si misura se sta funzionando
Non con il numero di accessi, che dice poco: qualcuno entra, guarda e non torna. La metrica vera è una sola, ed è negativa.
- metrica che conta: quante richieste arrivano ancora per email o a voce
- 1metrica che conta: quante richieste arrivano ancora per email o a voce
- obiettivo ragionevole a tre mesi, sulle categorie coperte dal portale
- -70%obiettivo ragionevole a tre mesi, sulle categorie coperte dal portale
- durata della rilevazione prima e dopo, per avere un confronto
- 2 sett.durata della rilevazione prima e dopo, per avere un confronto
Se dopo tre mesi metà delle richieste continua ad arrivare per email, il portale non è più comodo del modo vecchio. La correzione non è una comunicazione interna che invita a usarlo: è capire quale passaggio è troppo lento e toglierlo.
Costruirlo o comprarlo
| Modulo di un gestionale HR | Portale su misura | |
|---|---|---|
| Contenuto | Quello previsto dal prodotto | Le cinque cose che servono a voi |
| Adozione | Molte funzioni inutilizzate diluiscono quelle utili | Solo ciò che serve: si impara in un minuto |
| Costo | Canone per dipendente, ogni mese | Un progetto, poi manutenzione |
| Integrazione con paghe | Spesso nativa se stesso fornitore | Da costruire, ma sul vostro flusso |
| Conviene se | Volete anche tutto il resto del gestionale HR | Vi servono pochi flussi, fatti come li fate voi |