Due dimensioni, non una scelta
La domanda «usiamo centri di costo o commesse?» nasce da un equivoco. Un costo ha entrambe le appartenenze: le ore di un tecnico appartengono al reparto tecnico — che è il centro di costo, cioè dove sta la responsabilità organizzativa — e alla commessa su cui ha lavorato, che è dove sta il risultato economico.
| Centro di costo | Commessa | |
|---|---|---|
| Raggruppa per | Responsabilità organizzativa | Lavoro svolto per un cliente |
| Risponde a | Quanto costa far funzionare questo reparto? | Questo lavoro ha marginato? |
| Durata | Permanente | Ha inizio e fine |
| Chi lo governa | Il responsabile di funzione | Il responsabile di commessa |
| Serve per | Budget di struttura, controllo dei costi fissi | Prezzo, margine, decisioni commerciali |
| Un costo ne ha | Uno | Uno, oppure nessuno se è di struttura |
Quanti crearne
È l'errore più frequente, e va sempre nella stessa direzione: troppi. Una struttura pensata per rispondere a ogni possibile domanda futura produce un elenco che chi deve imputare non riesce a percorrere, e il risultato è che sceglie sempre la prima voce.
Il criterio pratico
- Un centro di costo per ogni responsabile che ha un budget e ne risponde. Se nessuno ne risponde, non serve.
- In una PMI questo significa in genere da cinque a dodici centri, non trenta.
- Nessun centro di costo che esista solo per fare un'analisi: quella si fa con un attributo, non con una voce da compilare.
- Le commesse possono essere molte, ma quelle aperte contemporaneamente e selezionabili da una persona devono restare poche.
- Se non sapreste dire chi risponde di un centro, quel centro non serve.
I costi comuni: il punto su cui ci si blocca
Affitto, amministrazione, direzione, strumenti condivisi: costi reali che non appartengono a nessuna commessa. Ci sono tre modi di trattarli, e la scelta cambia il margine apparente di tutte le commesse.
| Approccio | Cosa comporta | Quando conviene |
|---|---|---|
| Non ripartirli | Le commesse mostrano il margine di contribuzione, non l'utile | Se serve confrontare commesse tra loro |
| Ripartirli in proporzione alle ore | Margine più realistico, criterio semplice da spiegare | Il caso più comune in una PMI |
| Ripartirli in proporzione ai ricavi | Penalizza le commesse grandi, favorisce le piccole | Raramente: distorce i confronti |
Qualunque sia la scelta, va dichiarata e mantenuta. Cambiare criterio a metà anno rende incomparabili le commesse chiuse prima e dopo, e la prima commessa che risulta in perdita produrrà una discussione sul metodo.
Come si struttura in pratica
- 01
Partite dall'organigramma
I centri di costo sono i reparti che hanno un responsabile con un budget. Non inventatene altri: se non c'è un responsabile, non c'è un centro.
- 02
Definite come si identifica una commessa
Un codice leggibile, non un numero progressivo: chi deve sceglierlo da un elenco deve riconoscerlo. Cliente più anno più progressivo funziona bene.
- 03
Decidete il criterio per i costi comuni
Una volta, per iscritto, prima di iniziare. È la decisione che verrà contestata alla prima commessa in perdita se non è stata presa prima.
- 04
Verificate dopo tre mesi
Guardate la distribuzione: se una voce raccoglie quasi tutto e le altre sono vuote, la struttura va semplificata, non spiegata meglio.