Risponde alle domande che in azienda arrivano sempre alle stesse due persone: come si chiede una ferie, cosa è rimborsabile, chi autorizza un acquisto, dove si trova un modulo, come si configura una stampante. Legge le vostre procedure e cita il documento, così la risposta è verificabile.
Il costo che nessuno misura
In ogni azienda ci sono due o tre persone che sanno come funzionano le cose, e vengono interrotte tutto il giorno per domande la cui risposta esiste già scritta da qualche parte. Il costo non è il minuto della risposta: è l'interruzione, e il fatto che quando quelle persone non ci sono il lavoro si ferma.
| Domanda tipica | Oggi va a | Dove sta la risposta |
|---|---|---|
| Come chiedo le ferie? | HR | Procedura interna |
| Questa spesa è rimborsabile? | Amministrazione | Policy note spese |
| Chi deve autorizzare quest'ordine? | Il responsabile | Regolamento acquisti |
| Dove trovo il modulo per… | Chiunque passi | Cartella condivisa |
| Come mi collego alla VPN? | IT | Guida interna |
| Che condizioni abbiamo con questo fornitore? | Acquisti | Contratto |
Tutte queste risposte esistono già. Il problema è che trovarle richiede di sapere in quale documento stanno, e chi è arrivato da poco non lo sa.
Dove rende di più
- Con i nuovi assunti: le prime settimane sono fatte di domande che nessuno vuole fare tre volte.
- Nelle aziende con più sedi, dove non c'è nessuno da interrompere in corridoio.
- Dove le procedure sono molte e cambiano: la versione valida è una sola, e l'assistente cita quella.
- Con chi lavora fuori sede e non ha accesso rapido a chi sa.
Permessi: chi vede cosa
È la parte da progettare prima. Un assistente interno che risponde a tutti su tutto diventa un problema il giorno in cui qualcuno gli chiede una condizione contrattuale riservata o un dato del personale. I permessi si applicano ai documenti, non alle risposte: se una persona non può vedere un documento, l'assistente non deve usarlo per rispondere a quella persona.
Da decidere all'inizio
- Quali documenti sono per tutti e quali per gruppi ristretti.
- Come si riconosce chi fa la domanda: accesso aziendale, non un link condiviso.
- Cosa succede quando qualcuno chiede qualcosa che non può vedere: l'assistente dice di non poter rispondere, non finge di non sapere.
- Chi rivede i permessi quando una persona cambia ruolo.
- Che i documenti con dati personali di dipendenti vanno trattati con le cautele che il consulente privacy indica per il vostro caso.
Tempi e prezzo
A partire da 590 €. Il prezzo dipende da quanti documenti sono, da quanto sono in ordine e da quanti livelli di permesso servono. Consigliamo di partire da un'area sola — di solito HR e note spese, che generano il volume maggiore — e allargare dopo aver visto che funziona: tre settimane per la prima area.
Domande frequenti
- Su cosa risponde un assistente interno?
- Sui vostri documenti: procedure, policy, regolamenti, guide, contratti. Non ha conoscenze proprie sull'azienda, e cita sempre il documento da cui viene la risposta così chi legge può verificare.
- Come si gestiscono i permessi?
- Applicandoli ai documenti, non alle risposte: se una persona non può vedere un documento, l'assistente non lo usa per rispondere a quella persona. Richiede il riconoscimento tramite accesso aziendale, non un link condiviso.
- Da quale area conviene partire?
- Da quella che genera più domande, di solito HR e note spese. Una prima area si realizza in circa tre settimane e permette di verificare sul serio prima di allargare a tutta l'azienda.
- E se le nostre procedure non sono scritte?
- Emerge subito, ed è un'informazione preziosa: le domande senza risposta sono l'elenco delle procedure mancanti. Scriverle è lavoro che serve comunque, e in diverse aziende vale più dell'assistente stesso.
- Ci sono cautele sui dati dei dipendenti?
- Sì. I documenti che contengono dati personali del personale richiedono attenzioni specifiche su accessi, conservazione e finalità: le modalità corrette per il vostro caso vanno definite con il consulente privacy prima di caricarli.