Carichi i documenti che la tua azienda consulta ogni giorno — manuali, listini, capitolati, procedure, normative interne — e l'assistente risponde alle domande citando il file e il punto esatto. È il chatbot che sostituisce la ricerca a mano in cartelle che nessuno ricorda come sono organizzate.
Il problema che risolve
In quasi tutte le aziende la risposta esiste già: sta in un manuale, in un capitolato, in una procedura, in un listino di due anni fa. Il costo non è che manchi l'informazione, è che trovarla richiede di sapere in quale file sta e di aprirlo. Chi lo sa diventa il collo di bottiglia, e viene interrotto tutto il giorno.
| Chi | Domanda tipica |
|---|---|
| Tecnici sul campo | Qual è la coppia di serraggio di questo modello? |
| Commerciali | Questo accessorio è compatibile con la serie precedente? |
| Customer service | Cosa dice il contratto sulla garanzia dopo il secondo anno? |
| Nuovi assunti | Come si apre una richiesta di acquisto? |
| Ufficio gare | Cosa avevamo risposto su questo requisito l'anno scorso? |
Come funziona, senza termini tecnici
- 01
I documenti vengono indicizzati
Divisi in parti e organizzati in modo che si possano cercare per significato, non per parola esatta. Chi chiede «quanto dura la garanzia» trova la risposta anche se il documento dice «periodo di copertura».
- 02
La domanda recupera i passaggi giusti
Il sistema individua i pochi pezzi di documento che riguardano la domanda.
- 03
Il modello risponde solo su quelli
Non attinge alla sua conoscenza generale: usa i tuoi testi. È ciò che evita le risposte inventate.
- 04
La risposta cita la fonte
File e punto esatto, così chi legge può verificare. Senza citazione, un assistente su documenti non è utilizzabile.
Cosa serve da te
Meno di quanto sembra
- I documenti, nei formati che hai già: PDF, Word, fogli di calcolo, pagine interne.
- Sapere quali sono le versioni valide: è il punto che richiede più lavoro, e va fatto una volta.
- Chi può vedere cosa, se non tutti devono accedere a tutto.
- Dieci domande vere, per verificare che risponda bene prima di aprirlo a tutti.
Dove restano i tuoi documenti
| Opzione | Dove stanno i dati | Quando ha senso |
|---|---|---|
| Servizio gestito | Su infrastruttura del fornitore, in Europa | La maggior parte dei casi |
| Sui tuoi server | Restano da te, il modello gira in casa | Riservatezza contrattuale o requisiti di settore |
| Ibrido | Documenti da te, elaborazione su servizio | Compromesso frequente |
La scelta dipende da cosa contengono i documenti e da cosa dicono i tuoi contratti con i clienti. Se ci sono dati personali o vincoli di riservatezza, la valutazione va fatta con il tuo consulente privacy prima di caricare qualsiasi cosa: noi ti diciamo cosa comporta ciascuna opzione sul piano tecnico.
Tempi e prezzo
A partire da 590 €. Il prezzo dipende da quanti documenti sono, da quanto lavoro serve per stabilire cosa è valido e dalla scelta su dove far girare tutto. Una prima versione su un insieme ristretto di documenti si realizza in due o tre settimane, ed è il modo giusto di partire: si verifica sul serio prima di allargare.
Domande frequenti
- Che formati di documento accetta?
- PDF, Word, fogli di calcolo, presentazioni e pagine interne. I PDF che sono scansioni di carta richiedono un passaggio in più per estrarre il testo, e la qualità dipende da quella della scansione: lo verifichiamo prima.
- Può inventare una risposta?
- Il rischio si riduce molto ancorando le risposte ai tuoi documenti e obbligando l'assistente a citare la fonte. Quando non trova nulla di pertinente lo dice. La citazione non serve solo alla fiducia: rende la verifica immediata.
- I documenti restano riservati?
- Dipende dall'opzione scelta: servizio gestito, esecuzione sui tuoi server, o ibrido. Ti spieghiamo cosa comporta ciascuna sul piano tecnico; se i documenti contengono dati personali o sono coperti da riservatezza contrattuale, la valutazione va fatta con il tuo consulente prima di caricarli.
- Cosa succede quando un documento viene aggiornato?
- Va reindicizzato, e questo può avvenire automaticamente se i documenti stanno in una cartella condivisa o in un gestionale documentale. È la parte da impostare bene all'inizio, altrimenti l'assistente risponde con versioni superate.
- Da quanti documenti conviene partire?
- Da pochi e importanti: l'insieme che genera più domande. Una prima versione ristretta si verifica davvero in due o tre settimane, mentre caricare tutto subito rende impossibile capire se le risposte sbagliate dipendono dal sistema o dai documenti.
- Serve una connessione o funziona offline?
- Serve la connessione nella configurazione standard. Se i tecnici devono consultarlo dove la rete non arriva, si può prevedere una versione con i documenti principali disponibili offline: è un progetto diverso, e va detto prima.