Una premessa necessaria
Detto questo, c'è un lavoro preparatorio che si può fare subito, ha valore comunque e non richiede una decisione legale: sapere dove l'AI è già in uso in azienda.
La logica del regolamento: il rischio dell'uso
Il punto che sposta di più il ragionamento è che gli obblighi non dipendono dalla tecnologia ma da cosa ci fate. Lo stesso modello linguistico può essere un uso a rischio minimo se riassume documenti interni, e ricadere in una categoria molto più regolata se contribuisce a selezionare candidati.
| Livello di rischio | Esempi | Cosa comporta |
|---|---|---|
| Inaccettabile | Pratiche vietate dal regolamento | Non si possono usare |
| Alto | Sistemi che incidono su selezione, gestione del personale, accesso a servizi essenziali | Obblighi significativi per fornitori e utilizzatori |
| Trasparenza | Chatbot rivolti al pubblico, contenuti generati artificialmente | Va dichiarato che si sta interagendo con un sistema AI |
| Minimo | La maggior parte degli usi interni: sintesi, ricerca, bozze | Obblighi generali limitati |
La riga più rilevante per una PMI è la terza: se avete un assistente sul sito rivolto ai clienti, l'obbligo di dichiararlo è concreto e si soddisfa con poco.
Dove una PMI incontra la categoria più regolata
Nella pratica quotidiana di una piccola o media impresa italiana, gli usi che possono ricadere nelle categorie più stringenti sono pochi ma concreti, e riguardano quasi tutti le persone.
- Strumenti che filtrano o classificano candidature in una selezione.
- Sistemi che contribuiscono a decisioni su promozioni, assegnazioni o cessazioni.
- Strumenti che monitorano o valutano le prestazioni dei lavoratori.
- Sistemi usati per valutare l'accesso a servizi con impatto rilevante sulle persone.
Se state valutando uno strumento che ricade in uno di questi ambiti, la verifica con un consulente va fatta prima dell'adozione, non dopo. È anche l'occasione per chiedere al fornitore quale documentazione di conformità è in grado di fornire: è una domanda che separa i fornitori seri dagli altri.
Il primo passo pratico: il registro degli usi
Prima di qualsiasi valutazione normativa serve sapere dove l'AI è già in uso. In quasi tutte le aziende la risposta è «più di quanto pensassimo»: strumenti adottati dai singoli, funzioni AI comparse dentro software già in uso, assistenti provati e poi rimasti.
Cosa registrare, per ogni uso
- Quale strumento, e chi lo fornisce.
- Chi lo usa e per quale attività.
- Su quali dati lavora, e se includono dati personali.
- Se il risultato viene verificato da una persona prima di produrre effetti.
- Se il risultato raggiunge clienti o riguarda decisioni su persone.
- Dove risiedono i dati e cosa dice il contratto sul loro utilizzo.
Cosa preparare, in ordine di utilità
- 01
Il registro degli usi
Una tabella, aggiornata quando qualcosa cambia. È il documento da cui parte qualsiasi valutazione successiva.
- 02
Le regole interne
Cosa si può caricare su strumenti esterni e cosa no. È il rischio più concreto e il più semplice da ridurre: basta una comunicazione chiara.
- 03
La trasparenza dove serve
Se un assistente parla con clienti, dichiararlo. Costa una riga di testo ed è un obbligo esplicito per quella categoria.
- 04
La supervisione umana, documentata
Per ogni uso, chi verifica e come. È un principio che attraversa tutto il regolamento e coincide con la buona pratica.
- 05
La verifica legale sugli usi sensibili
Solo per quelli che riguardano decisioni sulle persone, con un consulente aggiornato.