Dove si trovano, visto che non c'è un elenco
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L'estratto conto della carta aziendale, dodici mesi
È la fonte migliore: quasi tutti gli abbonamenti sono addebiti ricorrenti su carta. Un anno intero serve a intercettare anche quelli annuali, che sono i più dimenticati proprio perché si vedono una volta sola.
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La casella dell'amministrazione, cercando le ricevute
Cercate le parole ricorrenti delle ricevute automatiche. Emergono gli strumenti attivati con account personali e rimborsati, che sull'estratto conto aziendale non compaiono.
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Chiedete alle persone cosa usano davvero
Una domanda sola: quali strumenti apri in una settimana normale? Le risposte non coincidono mai del tutto con l'elenco degli addebiti, e la differenza è esattamente il vostro margine.
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Guardate dentro ogni strumento quanti utenti sono attivi
Quasi tutti i servizi mostrano l'ultimo accesso per utente. È qui che si trova il risparmio più grosso: licenze pagate per persone che non lavorano più in azienda o che non entrano da mesi.
Le cinque domande da fare per ciascuno
| Domanda | Cosa fare della risposta |
|---|---|
| Chi lo usa, e quando è entrato l'ultima volta | Se nessuno da tre mesi: candidato alla disdetta |
| Quante licenze pago e quante sono attive | Riducete al numero reale, quasi sempre si può |
| Sto pagando mensile una cosa che tengo da anni | L'annuale costa in genere meno, se siete sicuri di tenerlo |
| Fa qualcosa che un altro strumento già fa | Sovrapposizioni: due strumenti per la stessa cosa è frequentissimo |
| Se lo disdico, i dati come li porto via | Da verificare prima, non dopo aver disdetto |
L'ultima riga è l'unica che può costare cara se trascurata. Disdire un servizio senza aver estratto i dati significa a volte perderli: molti fornitori li rendono disponibili solo per un periodo limitato dopo la cessazione, e alcuni nemmeno quello.
Perché l'elenco vale più del risparmio
Il censimento nasce per tagliare costi, e i costi si tagliano. Ma la cosa che resta è l'elenco, e quell'elenco risponde a tre domande che altrimenti richiedono giorni di lavoro ciascuna.
- Dove stanno i dati dei nostri clienti? È la base del registro dei trattamenti, e ogni servizio dell'elenco è una o più righe di quel documento.
- Cosa dobbiamo chiudere quando qualcuno se ne va? Senza l'elenco, la revoca degli accessi è sempre parziale e ci si dimentica sempre di qualcosa.
- Cosa rispondere al questionario di sicurezza di un cliente? Le domande su fornitori e sub-fornitori si rispondono da qui.