Le sei voci
| Voce | Quando emerge | Come stimarla |
|---|---|---|
| Preventivo del fornitore | Subito | È l'unica già scritta |
| Tempo interno delle persone | Durante il progetto | Ore di riunioni, verifiche, decisioni, collaudo |
| Migrazione e pulizia dei dati | All'avvio | Dipende da quanto sono disordinati oggi |
| Formazione e affiancamento | Al lancio | Ore per persona, moltiplicate per le persone |
| Canoni ricorrenti | Dal secondo anno | Licenze, hosting, assistenza, servizi collegati |
| Periodo di doppio lavoro | Durante la transizione | Settimane in cui si opera su due sistemi |
La seconda riga è quella che cambia più spesso il giudizio su un progetto: se cinque persone dedicano ore ogni settimana per tre mesi, quel tempo ha un costo reale, anche se non genera una fattura.
La migrazione dei dati
È la voce sottostimata per eccellenza, e la ragione è semplice: nessuno sa in che stato sono i dati finché non li guarda. Anagrafiche duplicate, campi usati per due scopi diversi, storici incompleti, codifiche cambiate nel tempo e mai allineate.
Domande da porsi prima, non durante
- Quanti anni di storico serve davvero portare? Spesso molti meno di quanti se ne conservano.
- Ci sono duplicati nelle anagrafiche? Chi decide quale versione è quella buona?
- I dati obbligatori nel nuovo sistema esistono in quello vecchio?
- Chi verifica che la migrazione sia corretta, e su quale campione?
- Cosa succede ai dati che non passano i controlli?
- Quanto tempo serve alle persone in azienda per pulire ciò che va pulito?
Il costo di uscita
| Domanda | Perché va posta prima |
|---|---|
| Posso esportare tutti i miei dati? | Se la risposta è no, siete legati a vita |
| In che formato? | Un formato illeggibile equivale a non poterli esportare |
| Lo storico completo o solo l'ultimo periodo? | Cambia il valore di ciò che potete portare via |
| Quanto costa l'esportazione? | Alcuni fornitori la fatturano a parte |
| Quanto preavviso serve per disdire? | Determina quanto siete vincolati nel breve |
| Cosa succede ai dati dopo la disdetta? | Alcuni cancellano rapidamente |
Sono domande che si pongono male quando si è entusiasti di una soluzione nuova, ed è esattamente per questo che vanno poste allora: dopo, non c'è più margine per negoziarle.
Come si mette a confronto un progetto
- 01
Sommare le sei voci su tre anni
Non sul primo anno: molti progetti hanno un costo iniziale contenuto e canoni che crescono. Tre anni è l'orizzonte che rende comparabili soluzioni diverse.
- 02
Aggiungere il costo del non fare nulla
Ore perse, errori, opportunità mancate. È l'unico modo per capire se il progetto conviene, invece di limitarsi a scegliere il preventivo più basso.
- 03
Verificare la sensibilità alle ipotesi
Se il progetto conviene solo assumendo che tutto vada perfettamente, non conviene.
- 04
Decidere cosa vi farebbe fermare
Un criterio scritto prima, che permetta di interrompere senza che diventi una sconfitta personale di qualcuno.