Padova mette insieme due mondi che hanno bisogni opposti: la manifattura, dove il costo sta nei materiali e nei tempi macchina, e i servizi alle imprese, dove il costo è quasi interamente tempo di persone. Il secondo gruppo ha un problema specifico e sistematicamente sottovalutato: vende ore, e le conta male.
Chi vende tempo, e perché lo conta male
In un'azienda di servizi il margine non si vede in magazzino: sta nella differenza fra le ore vendute e quelle effettivamente spese. Quando quel dato arriva in ritardo, il progetto in perdita si scopre a lavoro consegnato, quando le uniche decisioni possibili sono sgradevoli.
| Domanda | Quando si risponde di solito | Quando si dovrebbe |
|---|---|---|
| Questa commessa sta guadagnando? | A consuntivo | Ogni settimana, mentre è aperta |
| Quante ore vendute non sono ancora state fatte? | Non si sa | Sempre: è il lavoro che avete in cassa |
| Chi è sovraccarico e chi è scarico? | Quando qualcuno si lamenta | Prima di accettare il prossimo lavoro |
La seconda riga è quella che quasi nessuno misura e che vale di più: il lavoro venduto e non ancora erogato è la cosa più simile a un portafoglio ordini che un'azienda di servizi possieda, e sapere quanto è decide se accettare il prossimo cliente o rimandarlo di un mese.
Cosa costruiamo più spesso, nei due mondi
- Per i servizi: registrazione delle ore in pochi secondi dal telefono, con commessa già proposta, e margine visibile mentre il progetto è aperto.
- Per i servizi: pianificazione delle persone sulle settimane successive, per vedere i sovraccarichi prima che diventino ritardi.
- Per la manifattura: avanzamento raccolto in reparto, e costo di commessa che si aggiorna da solo.
- Per entrambi: un portale dove il cliente vede lo stato del suo lavoro, che toglie una quantità sorprendente di email.
- Per entrambi: il collegamento con il gestionale, perché ore e costi e fatture devono raccontare la stessa storia.
Domande frequenti
- Le persone accetteranno di registrare le ore?
- Se è rapido e se ricevono qualcosa in cambio, sì. Il qualcosa può essere semplice: vedere le proprie ore del mese, non dover ricostruire nulla a fine mese, avere un carico di lavoro visibile che si può usare per dire di no. Se lo strumento serve solo alla direzione, verrà compilato come tutti i fogli ore del mondo.
- Ci serve un software di project management?
- Dipende da cosa vi manca. Se il problema è coordinare attività fra persone, un buon strumento di gestione dei compiti basta e costa poco. Se il problema è sapere quanto sta guadagnando una commessa, quegli strumenti non lo risolvono: serve collegare ore, costi e valore venduto, ed è un'altra cosa.
- Possiamo partire da una sola area?
- È la strada che consigliamo quasi sempre. Registrazione delle ore fatta bene, da sola, cambia la conversazione in azienda entro due mesi. La pianificazione e il portale clienti si aggiungono dopo, su una base di dati che nel frattempo è diventata affidabile.