Dalle ore teoriche a quelle vere
| Cosa si sottrae | Perché | Chi lo dimentica |
|---|---|---|
| Ferie e permessi | Non sono erogabili | Quasi nessuno |
| Formazione | Serve, e va programmata | Molti: si dà per scontato che si faccia «quando c'è tempo» |
| Vendita e proposte | Chi consegna e vende non fa entrambe a tempo pieno | Quasi tutti |
| Coordinamento e riunioni interne | Esistono e occupano ore reali | Quasi tutti |
| Margine per gli imprevisti | Malattie, commesse che sforano | Tutti |
| Onboarding di chi è arrivato da poco | Un nuovo assunto eroga meno per mesi | Molti |
Le ultime quattro righe messe insieme pesano molto più di quanto la maggior parte delle società stimi, ed è la ragione per cui un piano costruito sulle ore contrattuali salta sempre.
Il margine da lasciare libero
Un'azienda pianificata al cento per cento non è efficiente: è fragile. Basta una malattia o una commessa che consuma più del previsto e ogni consegna successiva slitta, perché non c'è nessuna capacità da cui attingere. Il margine libero è ciò che assorbe la variabilità invece di scaricarla sulle serate delle persone.
A cosa serve davvero il numero
- 01
Decidere se accettare una commessa
Con la capacità in mano la risposta è un confronto tra numeri, non una sensazione del titolare a fine giornata.
- 02
Decidere quando assumere
Se la capacità è satura da tre mesi e la pipeline regge, l'assunzione ha una base. Se è satura da una settimana, no.
- 03
Decidere il prezzo
Quando la capacità è scarsa, il prezzo può salire. È la leva che quasi nessuno usa perché non ha il dato.
- 04
Decidere cosa rifiutare
A capacità piena, prendere una commessa significa rinunciarne a un'altra. Saperlo permette di scegliere la migliore invece della prima arrivata.
Gli errori tipici
- Contare tutte le persone come se erogassero allo stesso modo: un junior appena arrivato non è una unità piena.
- Ignorare che chi coordina consegna meno, e continuare a contarlo pieno.
- Aggiornare la capacità una volta l'anno: cambia a ogni assunzione, uscita e cambio di ruolo.
- Usare la capacità aggregata: due team con competenze diverse non si compensano.
- Trattarla come un obiettivo invece che come un vincolo: spingere il team oltre la capacità produce turnover, non produttività.
Perché il numero resti vero, capacità, assenze, allocazioni e ore effettive devono aggiornarsi insieme. Tenerlo in un foglio a parte significa ricalcolarlo a mano ogni volta che qualcosa cambia — cioè non ricalcolarlo. Nel PSA che abbiamo costruito il ricalcolo avviene a ogni variazione, ed è la ragione per cui il numero resta utilizzabile.