Come si calcola, e dove si sbaglia
Ore fatturabili diviso ore disponibili. Il numeratore è quasi sempre chiaro; è il denominatore a rendere il numero inconfrontabile tra due società, o tra due mesi della stessa società.
| Domanda sul denominatore | Se rispondi diversamente… |
|---|---|
| Ferie e permessi dentro o fuori? | Il valore cambia di parecchi punti |
| Formazione dentro o fuori? | Cambia, e cambia il messaggio che mandi al team |
| Malattia? | Se dentro, un mese storto sembra un problema di produttività |
| Ore di vendita di chi vende e consegna? | Determina se un senior sembra improduttivo |
| Riunioni interne? | Se dentro, sembrano tempo perso; sono struttura |
Non esiste una risposta giusta: esiste la necessità di sceglierne una, scriverla e non cambiarla. Un tasso di utilizzo confrontato con un denominatore diverso non dice nulla.
Perché troppo alto è un problema
Un utilizzo molto alto viene letto come efficienza. È il contrario: significa che nel tempo delle persone non è rimasto spazio per nulla che non sia consegna. Non per vendere il lavoro del trimestre prossimo, non per formare chi è arrivato, non per rifare un metodo che non funziona più.
- Se nessuno ha tempo per la proposta commerciale, la pipeline si svuota mentre la consegna è piena.
- Se nessuno ha tempo per formare i nuovi, restano improduttivi molto più a lungo.
- Se non c'è margine, un imprevisto su una commessa si scarica sulle serate delle persone.
- Le persone in saturazione permanente se ne vanno, e sostituirle costa mesi di improduttività.
Va guardato per ruolo
| Ruolo | Cosa ci si aspetta | Perché |
|---|---|---|
| Consulente junior | Il valore più alto | Consegna quasi a tempo pieno |
| Consulente senior | Più basso | Consegna, ma anche supervisiona e supporta le proposte |
| Responsabile di commessa | Sensibilmente più basso | Coordinamento e relazione con il cliente |
| Chi vende | Molto basso o nullo | Il suo risultato è la pipeline, non le ore |
| Ruoli di struttura | Non applicabile | Misurarli così è un errore di categoria |
La media aziendale mescola queste righe e non dice niente. Un utilizzo medio in linea può nascondere junior scarichi e senior in saturazione, che è esattamente lo scenario peggiore.
Cosa farne
- 01
Guardatelo settimanalmente, non a chiusura
Un utilizzo basso visto il martedì è una persona da assegnare; visto a fine mese è una constatazione.
- 02
Confrontatelo con il previsto per ruolo
Non con una media di settore, che dipende da denominatori che non conoscete.
- 03
Guardate anche la dispersione
Due persone a saturazione e due scariche danno la stessa media di quattro persone in equilibrio, ma sono due aziende diverse.
- 04
Collegatelo al margine
Un utilizzo alto su commesse a margine basso è lavoro che non conviene: il numero da solo non basta.
Perché sia utile, il tasso deve essere disponibile durante la settimana e diviso per ruolo e commessa — cosa che un foglio aggiornato a fine mese non consente. È il calcolo che hice.ai tiene aggiornato durante la settimana, che è l'unico momento in cui serve a qualcosa. Se il vostro modo di lavorare non rientra negli schemi di un prodotto, ne parliamo nella consulenza gratuita.