Le funzioni non sono il criterio
Se mettete a confronto tre strumenti di note spese guardando l'elenco delle funzioni, troverete tre elenchi quasi identici: acquisizione da telefono, lettura automatica, categorie, approvazioni, policy, esportazione, dashboard. È un mercato maturo, e su queste cose la differenza è marginale.
Le tre cose che invece cambiano davvero l'esito del progetto non compaiono in nessuna demo, e vanno chieste esplicitamente.
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Quanto costa quando gli utenti crescono
Quasi tutti i canoni sono per utente attivo al mese. Con dieci persone che viaggiano è irrilevante; con cinquanta diventa una voce di bilancio. Fate il conto sul numero che avrete tra tre anni, non su quello di oggi.
- 02
Cosa succede ai dati se uscite
Chiedete esplicitamente: in che formato esporto spese, documenti e storico? Le immagini degli scontrini vengono con me? I documenti allegati sono la parte che serve conservare, ed è quella che si esporta peggio.
- 03
L'integrazione con il vostro gestionale esiste davvero?
Non «supportiamo l'integrazione contabile», ma: avete già collegato questo strumento a questo gestionale? Con chi? Cosa serve? È la domanda che separa una risposta commerciale da una tecnica.
Il test da fare prima di decidere
Quaranta minuti che valgono più di tre demo
- Prendete cinque scontrini veri dei vostri, inclusi uno sbiadito e uno estero.
- Fotografateli con lo strumento in prova, come farebbe un vostro collega, in piedi.
- Contate i secondi per completare ciascuno, dalla foto alla spesa inserita.
- Verificate quanti campi il sistema ha compilato da solo e quanti avete dovuto scegliere.
- Provate a inserire una spesa fuori policy: cosa succede? Ve lo dice subito o dopo?
- Chiedete l'esportazione dei dati di prova e apritela: è utilizzabile dalla vostra contabilità?
Standard o su misura
| Software in abbonamento | Costruito sui vostri flussi | |
|---|---|---|
| Tempo per partire | Giorni | Settimane |
| Costo | Canone per utente, per sempre | Un progetto, poi manutenzione |
| Effetto della crescita | Il canone cresce con le persone | Il costo non cambia |
| Adattamento alle vostre regole | Quello che il prodotto prevede | Le vostre regole, come sono |
| Consulenti e carte aziendali | Spesso trattati male o non trattati | Previsti se ve li serve |
| Integrazione contabile | Se esiste per il vostro gestionale | Costruita sul vostro |
| Uscita | Esportazione, spesso parziale | I dati sono già vostri |
Con pochi utenti e processi standard, l'abbonamento è quasi sempre la scelta giusta. La bilancia si sposta quando le persone diventano molte, quando avete consulenti esterni con regole diverse, o quando l'integrazione contabile va comunque costruita.
Le domande che rivelano di più
- Come gestite le spese fatte con carta aziendale, che non generano rimborso? È il caso che molti strumenti trattano male.
- Come gestite un consulente esterno con partita IVA, le cui spese non seguono lo stesso percorso di un dipendente?
- Cosa succede a una spesa in valuta estera: quale cambio applicate e in quale momento?
- Se una spesa va imputata a una commessa, l'elenco delle commesse da dove arriva?
- Le immagini degli scontrini dove sono conservate, per quanto tempo, e sono esportabili?
- Quante persone in Italia usano il vostro strumento con il nostro stesso gestionale contabile?