Il criterio: quale decisione cambia?
Prima di aggiungere un indicatore, va posta una domanda sola: se questo numero peggiora, cosa faccio? Se la risposta è «lo guardo», l'indicatore non serve. Se la risposta è un'azione concreta — sposto una persona, anticipo un corso, blocco le ferie in quella settimana — allora vale la pena misurarlo.
| Indicatore | La domanda a cui risponde | L'azione che innesca |
|---|---|---|
| Assenze programmate per reparto | Chi manca nelle prossime due settimane? | Riorganizzare turni o bloccare nuove approvazioni in quel periodo |
| Scadenze in arrivo | Cosa scade nei prossimi tre mesi? | Prenotare visite e corsi, possibilmente accorpandoli |
| Carico per persona | Chi è sovraccarico e chi ha margine? | Ridistribuire, o assumere se il quadro è strutturale |
| Competenze critiche | Quale attività sa fare una persona sola? | Formare un secondo, prima che serva |
Il quarto è quello che nessuno guarda
Le competenze concentrate su una persona sola sono il rischio HR più sottovalutato nelle PMI, perché non si manifesta mai finché non è troppo tardi. C'è sempre qualcuno che è l'unico a sapere come si configura quella macchina, come si gestisce quel cliente, o dove sono le password. Finché quella persona c'è, il rischio è invisibile.
L'esercizio che lo rende visibile
- Elencate le attività critiche dell'azienda, quelle senza le quali qualcosa si ferma.
- Per ognuna, segnate chi la sa fare da solo, chi la sa fare con supporto, chi non la sa fare.
- Cerchiate le righe con una sola persona nella prima colonna.
- Quelle sono i punti di fragilità dell'azienda, in ordine di gravità.
- Per ciascuna, decidete chi è il secondo e quando lo formate.
Cosa non misurare
| Indicatore | Perché evitarlo in una PMI |
|---|---|
| Ore lavorate per persona come metrica di produttività | Misura la presenza, non il risultato, e produce comportamenti peggiori |
| Tasso di turnover annuo | Su venti persone, due uscite fanno il 10%: il numero non dice nulla |
| Punteggi di valutazione aggregati | Nascondono i casi individuali, che sono l'unica cosa su cui si agisce |
| Costo medio per assunzione | Interessante in azienda grande, rumore con tre assunzioni l'anno |
| Indici di soddisfazione da questionari annuali | Arrivano troppo tardi e troppo aggregati per servire |
Il problema di questi indicatori non è che siano sbagliati: è che su numeri piccoli oscillano troppo per essere informativi, e distolgono attenzione dai quattro che servono.
Da dove arrivano i dati
- Assenze programmate: dal flusso ferie e permessi, se è digitalizzato. Altrimenti non esistono.
- Scadenze: dal registro certificazioni, che va costruito una volta.
- Carico: dalle ore su commessa dove esistono, altrimenti dalla valutazione dei responsabili — meno preciso ma sufficiente.
- Competenze: dalla matrice, aggiornata una o due volte l'anno.
È il motivo per cui la dashboard non è il primo progetto ma l'ultimo: i numeri esistono solo se i flussi che li generano sono stati digitalizzati. Costruire una dashboard prima significa alimentarla a mano, e una dashboard alimentata a mano viene abbandonata in due mesi.