Cos'è, in termini pratici
Una web app è un programma che si apre nel browser invece di essere installato. Da fuori assomiglia a un sito, ma fa una cosa diversa: richiede un accesso, mostra a ogni persona dati diversi in base a chi è, e permette di modificarli. Un gestionale moderno è una web app; anche un portale clienti lo è.
| Foglio condiviso | Web app | |
|---|---|---|
| Chi può modificare cosa | Tutti tutto, o nulla | Ognuno la sua parte |
| Chi ha fatto cosa | Non si sa | Tracciato |
| Stati e passaggi | Una colonna che qualcuno aggiorna | Flusso con regole e notifiche |
| Controlli sui dati | Nessuno | Definiti: un campo obbligatorio è obbligatorio |
| Più persone insieme | Conflitti e versioni | Nessun problema |
| Storico | Fino a quando qualcuno non sovrascrive | Permanente |
Le tre condizioni
- 01
Più persone lavorano sullo stesso processo
Non necessariamente insieme: anche in sequenza. Chi inserisce, chi verifica, chi approva, chi esegue. Ognuna deve vedere qualcosa di diverso.
- 02
Le cose cambiano stato nel tempo
Da richiesta ad approvata a evasa. Se un elemento ha stati e qualcuno deve sapere in quale si trova, un foglio smette di bastare in fretta.
- 03
I dati servono a qualcun altro dopo
Per un report, per una decisione, per rispondere a un cliente. Se il dato muore lì dove è stato scritto, probabilmente non serve un sistema.
I segnali quotidiani
- Esiste una persona che passa parte della giornata a spostare dati tra strumenti: è il segnale più affidabile di tutti.
- Qualcuno chiede regolarmente «a che punto è» qualcosa, e per rispondere bisogna cercare.
- Esiste un file con «definitivo» o «ultima versione» nel nome.
- Ogni mese qualcuno prepara un report copiando dati da tre posti.
- Un errore scoperto oggi è stato commesso tre settimane fa e nessuno se n'era accorto.
- Quando una persona è assente, un pezzo del processo si ferma perché solo lei sa come funziona.
- Un cliente chiede una cosa che sarebbe semplice se solo si riuscisse a trovarla.
Tre o più di questi segnali sullo stesso processo indicano che il costo di gestirlo com'è ha già superato quello di costruire uno strumento — anche se nessuno l'ha mai calcolato.
Quando invece non serve
| Situazione | Cosa basta |
|---|---|
| Una persona sola gestisce il processo | Un foglio, e va benissimo |
| Il dato viene usato una volta e poi non serve più | Un modulo o un'email |
| Il volume è di pochi elementi al mese | Qualsiasi cosa: non è lì il problema |
| Il processo cambia ogni tre mesi | Aspettare che si stabilizzi: costruire su un processo instabile produce software da rifare |
| Esiste già un software che lo fa | Verificare prima se lo fa davvero: capita che ci sia e nessuno lo sappia |
L'ultima riga merita un controllo prima di qualsiasi progetto: in molte aziende una funzione esiste già nel gestionale o in uno strumento in abbonamento, e nessuno la usa perché nessuno sa che c'è.