Dove va la giornata di un commerciale
Se si chiede a un venditore di elencare cosa ha fatto in una settimana, la parte dedicata a parlare con clienti e potenziali clienti è quasi sempre minore di quanto ci si aspetti. Il resto è preparazione, amministrazione e ricerca di informazioni.
| Attività | Automatizzabile? | Come |
|---|---|---|
| Preparare un'offerta | In gran parte | Configuratore su listini e regole di prodotto |
| Cercare storico e condizioni di un cliente | Sì | Tutto in un posto, accessibile anche dal telefono |
| Aggiornare il CRM dopo una visita | In parte | Registrazione rapida, o dettatura |
| Follow-up su offerte inviate | Sì | Promemoria automatici, non email automatiche |
| Rispondere a domande tecniche ricorrenti | In parte | Documentazione accessibile o assistente interno |
| Verificare disponibilità e tempi | Sì | Dato aggiornato dal gestionale |
| Capire cosa serve al cliente | No | È il lavoro |
| Negoziare | No | È il lavoro |
| Costruire fiducia | No | È il lavoro |
La preventivazione: quasi sempre il primo intervento
Nelle aziende che vendono prodotti configurabili o servizi articolati, preparare un'offerta richiede spesso di consultare listini, verificare compatibilità, chiedere all'ufficio tecnico e ricomporre tutto in un documento. È il punto in cui si consuma più tempo e in cui si generano più errori.
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Le regole di prodotto in un posto solo
Cosa si può combinare con cosa, quali opzioni escludono quali. Oggi quelle regole stanno nella testa di due persone.
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I listini collegati, non copiati
Il prezzo viene letto dal gestionale, non da un file esportato tre mesi fa. È la causa più comune di offerte con prezzi sbagliati.
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Il documento generato
Stessa struttura per tutti, aggiornata quando cambiano le condizioni generali. Elimina anche le versioni obsolete che circolano.
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L'offerta tracciata
Chi l'ha fatta, a chi, con quali condizioni, in che stato. È il dato che permette il follow-up e l'analisi delle offerte perse.
Il follow-up: ricordare, non sostituire
Le offerte che si perdono per mancanza di follow-up sono una quota non trascurabile, e la causa non è disinteresse: è che nessuno tiene traccia. Automatizzare il promemoria funziona; automatizzare il messaggio di solito no.
| Cosa automatizzare | Cosa non automatizzare |
|---|---|
| Il promemoria al commerciale dopo X giorni | L'email al cliente scritta dal sistema |
| L'avviso che un'offerta sta per scadere | La rinegoziazione automatica delle condizioni |
| La segnalazione di un cliente che non compra da mesi | Il messaggio di riattivazione generico |
| Il riepilogo settimanale delle offerte aperte | La decisione su quali seguire |
La differenza è tra strumenti che aiutano una persona a ricordare e strumenti che parlano al posto suo. I secondi funzionano su volumi molto alti e impersonali; in una PMI B2B producono quasi sempre l'effetto opposto.
Il CRM: perché non viene aggiornato
È il problema più comune e la causa è sempre la stessa: al commerciale viene chiesto di inserire dati che servono a qualcun altro. Finché il CRM è uno strumento di reporting per la direzione, verrà compilato male e in ritardo.
- Se il CRM restituisce qualcosa al commerciale — storico, condizioni, disponibilità, documenti — viene aggiornato.
- Se richiede più di un minuto dopo una visita, non viene aggiornato.
- Se funziona male dal telefono, non viene aggiornato: gli aggiornamenti avvengono in auto o tra un appuntamento e l'altro.
- Se i campi obbligatori includono cose che il commerciale non sa ancora, verranno riempiti a caso.
La domanda da porsi prima di introdurre qualsiasi obbligo di compilazione è semplice: cosa ci guadagna chi deve compilare? Se la risposta è niente, il dato che riceverete sarà inaffidabile — e i report costruiti su quel dato anche.