Dove stanno davvero i dati
Un foglio sul vostro computer è una cosa; uno strumento costruito su una piattaforma è un'altra. I dati stanno sui server di quel fornitore, che può trovarsi ovunque, con personale che in certe condizioni può accedervi, e con condizioni contrattuali che avete accettato senza leggerle — come tutti.
Cosa vale la pena sapere della piattaforma che state usando
- In che paese sono conservati i dati, e se è possibile scegliere.
- Cosa dicono le loro condizioni su accesso, conservazione e cancellazione.
- Se offrono un accordo specifico per chi tratta dati per conto di altri: è la cosa che il vostro consulente vi chiederà per prima.
- Cosa succede ai dati se smettete di pagare: quanto tempo avete per esportarli.
- Se esiste un registro di chi ha fatto cosa, e per quanto tempo lo conservano.
Le falle tipiche degli strumenti fatti da soli
| Falla | Come nasce | Come si chiude |
|---|---|---|
| Collegamento pubblico condiviso | «Ti mando il link» invece di dare un accesso | Accessi nominali, collegamenti pubblici disattivati |
| Tutti vedono tutto | La configurazione di partenza non separa niente | Viste filtrate per persona |
| Accessi mai revocati | Chi non lavora più è rimasto dentro | Revisione degli accessi ogni sei mesi |
| Esportazioni sul computer personale | «Me lo scarico per lavorarci» | Regola scritta: si lavora dentro, non fuori |
| Copie in cartelle condivise | Backup fatto a mano una volta | Backup gestito, non copie sparse |
| Nessuna traccia delle modifiche | Non è attiva, e spesso si può | Attivare la cronologia dove esiste |
| Dati raccolti «per sicurezza» | Campi aggiunti senza chiedersi se servono | Togliere ciò che non usate: è il modo più semplice |
La prima riga è la più frequente in assoluto. Un collegamento condiviso «solo con chi serve» viene inoltrato, resta nelle chat, finisce in una email che qualcuno gira. Non richiede nessun attacco: basta che circoli.
Le sette domande da portare al consulente
Come nella guida sui cookie, qui non vi diciamo cosa fare: vi diciamo cosa chiedere, e con quali informazioni presentarvi perché la risposta sia rapida.
- Che ruolo ho rispetto a questi dati, e che rapporto formale serve con la piattaforma che uso?
- Cosa devo dire alle persone i cui dati sto trattando, e in che momento?
- Per quanto tempo posso tenerli, e cosa devo fare quando quel tempo scade?
- Chi, dentro l'azienda, può legittimamente vedere cosa?
- Ci sono categorie di dati che sto raccogliendo e che richiedono cautele particolari?
- Cosa devo fare se qualcuno mi chiede di vedere o cancellare i propri dati?
- Cosa devo fare se succede un incidente, e in quanto tempo?
I controlli che potete fare oggi, da soli
- 01
Elencate chi ha accesso, adesso
Aprite le impostazioni di condivisione e leggete l'elenco. Quasi sempre c'è qualcuno che non dovrebbe più esserci.
- 02
Cercate i collegamenti pubblici
Ogni piattaforma ha una sezione che mostra cosa è condiviso con chiunque abbia il collegamento. Disattivateli e sostituiteli con accessi nominali.
- 03
Attivate la verifica in due passaggi
Sull'account della piattaforma, per tutti quelli che ci entrano. È la singola misura che protegge di più e costa cinque minuti a persona.
- 04
Togliete i campi che non usate
Guardate se qualcuno di essi ha mai influenzato una decisione. In caso contrario, è un rischio senza contropartita.
- 05
Provate a esportare tutto
Serve a due cose: sapere che potete portarli via, e scoprire in che formato escono prima del giorno in cui vi serve davvero.
Questi cinque punti sono tecnici, si fanno in un'ora e non richiedono nessun parere. Tutto il resto — cosa potete raccogliere, per quanto, cosa dovete dichiarare — è del vostro consulente, e nessuna guida su internet può sostituirlo, questa compresa.