Le categorie, dalla più libera alla più delicata
| Tipo di contenuto | Livello di attenzione | Nota |
|---|---|---|
| Testi già pubblici (sito, brochure) | Nessuna | Sono già in rete |
| Bozze e testi interni senza nomi | Bassa | Il caso più comune, e va bene |
| Documentazione tecnica non riservata | Bassa | Attenzione se contiene segreti industriali |
| Documenti con nomi di persone | Alta | Sono dati personali: servono cautele |
| Contratti e offerte con clienti | Alta | Spesso c'è una clausola di riservatezza |
| Dati di clienti (anagrafiche, ordini) | Alta | Dati personali, e spesso vincoli contrattuali |
| Dati del personale | Molto alta | Categoria a cui prestare la massima attenzione |
| Dati sanitari, giudiziari, biometrici | Massima | Regole specifiche, verifica obbligatoria |
| Credenziali, chiavi, password | Mai | Nessuna eccezione, per nessun motivo |
Questa tabella è un ordine di attenzione, non un parere legale. Dalla quarta riga in giù la valutazione concreta per la vostra azienda va fatta con il consulente privacy: dipende da finalità, base giuridica e da cosa prevedono i vostri contratti.
Le tre domande da porsi
- 01
Che tipo di dato è
Riguarda persone identificabili? È coperto da un obbligo di riservatezza? Contiene qualcosa che vi darebbe un problema se comparisse altrove?
- 02
Cosa dice il servizio che state usando
Le condizioni variano molto tra un piano gratuito e uno aziendale, soprattutto sull'uso dei contenuti per migliorare i modelli e sulla conservazione. Vanno lette per lo specifico piano che avete, non supposte.
- 03
Cosa avete promesso ai vostri clienti
È la domanda che quasi nessuno si fa e quella che decide più spesso. Diversi contratti B2B contengono clausole sul trattamento delle informazioni affidate, e vincolano indipendentemente da quanto sia sicuro il servizio.
Le soluzioni tecniche che riducono il problema
| Approccio | Cosa esce dall'azienda | Quando ha senso |
|---|---|---|
| Servizio con piano aziendale | Il contenuto, con garanzie contrattuali | La maggior parte dei casi |
| Rimozione dei dati identificativi prima dell'invio | Testo senza nomi e riferimenti | Quando il compito non richiede l'identità |
| Recupero mirato | Solo il passaggio necessario, non l'archivio | Assistenti su documenti |
| Modelli sui propri server | Nulla | Vincoli contrattuali reali o volumi alti |
| Elaborazione solo di metadati | Nessun contenuto | Classificazione e smistamento |
La seconda e la terza riga risolvono più casi di quanto si pensi: spesso il compito non ha bisogno di sapere chi è la persona, e serve solo il paragrafo pertinente, non l'intero contratto.
La regola interna, in una pagina
Cosa deve contenere
- Quali strumenti sono ammessi, e con quale account aziendale.
- Cosa non si incolla mai: credenziali, dati del personale, contratti, dati di clienti identificabili.
- Cosa si può incollare senza chiedere: testi pubblici, bozze interne senza nomi.
- Chi contattare nel dubbio, con nome e recapito.
- L'obbligo di verificare ogni affermazione fattuale prima di usarla.
- Chi può pubblicare a nome dell'azienda contenuti prodotti così.
Una pagina condivisa funziona meglio di un divieto: gli strumenti verrebbero usati comunque, e in assenza di regole verrebbero usati sui documenti peggiori, senza che nessuno lo sappia. La regola non serve a impedire, serve a rendere visibile.