Un catering vende una data e una capacità: il sabato di giugno o c'è o non c'è, e la squadra può seguire un numero limitato di eventi in contemporanea. La conseguenza pratica è che il sito deve fare due cose prima di tutto il resto — dire se la data è libera e capire l'ordine di grandezza dell'evento.
La data prima di tutto
La maggior parte delle richieste che ricevete riguarda date che non potete più servire, e ve ne accorgete dopo lo scambio di due o tre messaggi. Una disponibilità indicativa pubblicata — anche solo «libero», «poche disponibilità», «completo» — evita quel giro a voi e a chi sta cercando, che in quel momento sta contattando cinque fornitori insieme.
| Dato | Perché va chiesto per primo | Cosa cambia |
|---|---|---|
| Data dell'evento | Determina se la conversazione ha senso | Filtra prima di ogni scambio |
| Numero di ospiti | Cambia squadra, attrezzatura e prezzo | Nessun preventivo è possibile senza |
| Tipo di evento | Matrimonio, aziendale, privato: sono mondi diversi | Assegna la persona giusta |
| Luogo | Cucina in loco o trasporto: cambia tutto | Determina la fattibilità reale |
| Fascia di spesa a persona | Evita preventivi fuori bersaglio | Presentata come fascia, viene compilata |
Le prime due righe sono le uniche indispensabili. Un modulo che chiede quindici cose viene abbandonato proprio dai clienti più importanti, che stanno chiedendo a cinque fornitori e non hanno tempo per il vostro.
Il matrimonio è un progetto a sé
Chi organizza un matrimonio decide con dodici o diciotto mesi di anticipo, confronta a lungo, e sceglie molto sulle emozioni e sulla fiducia. È anche il cliente che porta il fatturato più alto e che parla del vostro lavoro con decine di invitati, alcuni dei quali diventeranno clienti.
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Mostrare eventi reali, non foto d'archivio
Con il numero di ospiti e il luogo. Chi cerca vuole capire se avete già fatto qualcosa di simile al suo.
- 02
Dire il costo indicativo a persona
Come fascia. Filtra chi non è nel vostro segmento e vi risparmia sopralluoghi che non porteranno a nulla.
- 03
Spiegare cosa è compreso
Personale, allestimento, noleggi, trasporto: è la differenza che rende incomparabili due preventivi e genera i malintesi.
- 04
Rendere semplice il primo appuntamento
È lì che si vende, non nel preventivo scritto: il sito deve solo portarci.
Da dove si parte
Un sito con eventi reali, fasce di spesa, menù e un modulo che chiede data e numero di ospiti prima di tutto: a partire da 390 €. La gestione delle date, dei preventivi e delle esigenze alimentari è un progetto successivo, a partire da 690 €, che ha senso con un numero di eventi che rende ingestibile il foglio di calcolo.
Domande frequenti
- Cosa deve chiedere per primo il modulo?
- La data e il numero di ospiti. Sono le uniche due informazioni indispensabili: senza la prima la conversazione può non avere senso, senza la seconda nessun preventivo è possibile.
- Devo pubblicare la disponibilità delle date?
- Anche solo in modo indicativo — libero, poche disponibilità, completo. Evita a voi e a chi cerca lo scambio di messaggi su una data che non potete servire, e chi cerca sta contattando cinque fornitori insieme.
- Conviene indicare il prezzo a persona?
- Come fascia, sì. Filtra chi non è nel vostro segmento e vi risparmia sopralluoghi che non porteranno a nulla — che nel catering sono il costo nascosto più pesante.
- Come si gestiscono le esigenze alimentari?
- Raccogliendole in modo strutturato quando si conferma il numero degli ospiti, non il giorno prima, con un riepilogo per cucina e sala. Gli adempimenti sugli allergeni vanno verificati con il consulente o con l'ASL.
- Come si acquisiscono matrimoni?
- Mostrando eventi reali con numero di ospiti e luogo, dicendo cosa è compreso — la differenza che rende incomparabili due preventivi — e curando i rapporti con location, fotografi e wedding planner, che ricevono le stesse richieste in momenti diversi.