Le tre asimmetrie
| Aspetto | Team interno | Subappaltatore |
|---|---|---|
| Avanzamento | Visibile ogni giorno | Dichiarato da loro, quando gli conviene |
| Costo | Ore registrate in tempo reale | Alla fattura, spesso a mesi |
| Priorità | Le decidete voi | Le decide un'altra azienda |
| Qualità | Rivista internamente | Da verificare, e va previsto il tempo |
| Responsabilità verso il cliente | Vostra | Vostra |
L'ultima riga è quella che cambia tutto: qualunque cosa vada storta a valle, il cliente si rivolge a voi. È la ragione per cui il subappalto va governato come una parte della vostra commessa e non come un acquisto.
Verificare invece di credere
Un subappaltatore dichiara un avanzamento dell'ottanta per cento quando ha un motivo per dichiararlo: di solito una fattura da emettere. Se accettate la percentuale senza verificarla, scoprite la realtà alla consegna — quando la vostra scadenza col cliente è la settimana dopo.
Cosa rende l'avanzamento verificabile
- Consegne intermedie definite nel contratto, con criteri di accettazione.
- Un formato di rendicontazione che chiedete voi, non quello che loro preferiscono.
- Momenti di verifica a calendario, non su richiesta quando qualcosa preoccupa.
- Il pagamento legato all'accettazione, non alla dichiarazione.
- Una quota trattenuta fino alla chiusura, quando la prassi del settore lo consente.
Il costo, e quando entra nei conti
- 01
L'impegno si registra all'ordine
Non alla fattura. Un subappalto affidato è un costo della commessa dal momento in cui viene affidato, e il responsabile deve vederlo lì.
- 02
Gli extra si registrano quando succedono
Le varianti chieste al subappaltatore hanno la stessa dinamica delle vostre verso il cliente: crescono una alla volta e nessuno le somma.
- 03
Il costo va sulla commessa, sempre
Un subappalto senza commessa è un costo generale, e a fine anno il margine di quella commessa risulterà migliore di quello reale.
- 04
La ritenuta va tracciata
Altrimenti risulta come costo già sostenuto quando è ancora in sospeso.
Cosa scrivere nel contratto
| Clausola | Cosa evita |
|---|---|
| Perimetro con esclusioni esplicite | La zona grigia che finirà a carico vostro |
| Consegne intermedie e criteri di accettazione | L'avanzamento dichiarato e non verificabile |
| Tempi allineati ai vostri verso il cliente | Un subappalto che consegna dopo la vostra scadenza |
| Obbligo di segnalare i ritardi in anticipo | Scoprirlo alla data di consegna |
| Chi è il referente e cosa succede se cambia | Ricominciare da capo a metà lavoro |
| Riservatezza e trattamento dei dati | Un adempimento mancante che resta vostro |
Sull'ultima riga: se il subappaltatore tratta dati dei vostri clienti, servono accordi specifici e la valutazione va fatta con il consulente privacy. La responsabilità verso il cliente resta comunque vostra.
Nel controllo di commessa
- Il subappalto è una riga della commessa, non un fornitore in contabilità: solo così il margine è leggibile.
- L'avanzamento verificato va accanto a quello del vostro team, nella stessa vista.
- Il costo impegnato e non ancora fatturato va mostrato separatamente dal consuntivato.
- Le varianti concesse al subappaltatore vanno confrontate con quelle riconosciute dal cliente: la differenza è a vostro carico.
L'ultimo punto è il più costoso e il meno guardato: si concedono varianti a valle senza averle ottenute a monte, e la differenza emerge a chiusura. Tenere perimetro, varianti, impegni e ore sulla stessa commessa è ciò che la rende visibile mentre si può ancora agire.