I quattro flussi, in ordine di priorità
| Flusso | Direzione | Cosa risolve | Quando farlo |
|---|---|---|---|
| Giacenze | Gestionale → sito | Vendere prodotti esauriti | Per primo, sempre |
| Ordini | Sito → gestionale | La ribattitura manuale degli ordini | Secondo |
| Anagrafiche e prezzi | Gestionale → sito | Prezzi disallineati e schede da aggiornare due volte | Terzo |
| Documenti e stati spedizione | Gestionale → sito | Le richieste «dov'è il mio ordine» | Quarto |
L'ordine non è arbitrario: il primo è quello con il rapporto migliore tra beneficio e complessità, ed essendo in una sola direzione non richiede di decidere chi comanda su quale dato.
Le giacenze: il problema che costa di più
Vendere un prodotto che non c'è genera una catena di conseguenze: la comunicazione al cliente, il rimborso o la sostituzione, la gestione del reclamo, e una recensione che resta. Ed è un problema che cresce con il volume: più si vende, più capita.
Cosa decidere prima di collegare le giacenze
- Con quale frequenza aggiornare: per la maggior parte dei casi ogni pochi minuti è più che sufficiente.
- Se mostrare la quantità o solo disponibile/non disponibile: la seconda evita di comunicare informazioni commerciali.
- Se tenere una scorta di sicurezza non venduta online, per assorbire il ritardo di sincronizzazione.
- Cosa fare quando la giacenza va a zero durante un acquisto in corso.
- Se il magazzino è condiviso con il punto vendita: in quel caso la frequenza deve essere più alta.
Gli ordini: dove si elimina il lavoro
È il flusso che toglie il lavoro manuale più pesante, ma richiede più decisioni del primo: ogni elemento dell'ordine deve trovare il suo corrispondente nel gestionale, e i casi che non lo trovano vanno gestiti.
| Elemento | Cosa serve decidere |
|---|---|
| Cliente | Se creare l'anagrafica automaticamente o cercare corrispondenze |
| Prodotti | La corrispondenza tra codici sito e codici gestionale |
| Metodo di pagamento | Come si traduce in modalità di incasso nel gestionale |
| Spedizione | Come diventa una riga di costo o un servizio |
| Sconti e promozioni | Se come sconto riga o come articolo dedicato |
| Fatturazione | Se l'ordine genera la fattura o solo il documento di vendita |
La riga più problematica è la prima: senza una regola per riconoscere se un cliente esiste già, l'anagrafica del gestionale si riempie di duplicati nel giro di mesi.
Cosa fare se il gestionale è poco aperto
È il caso più frequente in Italia e non è bloccante. Cambia il modo in cui si costruisce il collegamento e la freschezza dei dati, non la fattibilità.
- 01
Con API documentate
Integrazione diretta, dati aggiornati in tempo quasi reale. È lo scenario più semplice e va verificato per primo, anche su gestionali che sembrano datati.
- 02
Con accesso al database
Si costruisce un livello intermedio che legge e scrive. Richiede attenzione a non interferire con il funzionamento del gestionale, ma funziona bene.
- 03
Con esportazioni programmate
Il gestionale produce file a intervalli, il sistema li legge. Per le giacenze e gli ordini un ritardo di minuti è quasi sempre accettabile.
- 04
Senza alcun accesso
È l'unico caso in cui vale la pena chiedersi se il gestionale vada cambiato — e la domanda va posta a quel livello, non per aggiungere una funzione.
Gli errori: la parte che non va tagliata
Un'integrazione fallisce sempre, prima o poi: un prodotto nuovo senza corrispondenza, un metodo di pagamento non previsto, una connessione caduta di notte. Il problema non è che accada: è che accada in silenzio.
- Un registro di cosa è stato sincronizzato e quando.
- Una notifica a una persona quando qualcosa fallisce, non solo una riga in un file di log.
- Ritentativi automatici per gli errori temporanei.
- Una coda visibile di ciò che non è passato, con il motivo, e la possibilità di rilanciarlo.
- Un controllo periodico di coerenza: i totali dei due sistemi coincidono?