I tre livelli
| Livello | Da cosa nasce | Affidabilità |
|---|---|---|
| Firmato da erogare | Backlog: contratti in corso | Molto alta |
| Ricorrente | Retainer e contratti continuativi | Alta, con il tasso di rinnovo storico |
| Probabile | Trattative aperte pesate | Media, e migliora con lo storico |
| Possibile | Contatti non ancora qualificati | Da non mettere nella previsione |
Presentare i primi tre come tre righe separate invece che come un totale cambia le decisioni: se il firmato copre già i costi, il resto è crescita; se non li copre, il problema è oggi e non dipende dalle trattative.
Il vincolo che quasi nessuno mette nella previsione
In una società di prodotto la previsione dipende dalla domanda. In una società di servizi dipende anche dalla capacità: potete vendere il doppio e non riuscire a erogarlo. Una previsione che ignora la capacità produce numeri che non si realizzeranno mai, e fa prendere decisioni commerciali sbagliate.
La correzione è semplice: la previsione dei ricavi si limita alla capacità erogabile del periodo. Ciò che eccede non sparisce, si sposta — ed è un'informazione utile, perché dice quando serve assumere.
Pesare le trattative
Cosa rende una probabilità credibile
- Fasi definite con criteri oggettivi: «offerta inviata» è un fatto, «il cliente è interessato» no.
- Percentuali ricavate dallo storico vostro, non da una tabella generica.
- Una data di chiusura attesa che qualcuno aggiorna quando slitta.
- La distinzione tra probabilità di chiudere e mese in cui si eroga: una trattativa chiusa a giugno può produrre ricavi a settembre.
- La revisione delle trattative ferme: una che non si muove da tre mesi non ha la probabilità che le è stata assegnata.
Come si migliora
- 01
Registrare la previsione fatta
Con la data. Una previsione che non viene conservata non può essere confrontata, e quindi non insegna nulla.
- 02
Confrontarla con il consuntivo
Ogni mese, sulla stessa suddivisione in livelli: si scopre quale dei tre sbaglia sistematicamente.
- 03
Correggere il livello che sbaglia
Quasi sempre è il probabile, ed è quasi sempre ottimista. Le percentuali si aggiustano con i vostri dati, non con l'esperienza.
- 04
Guardare l'errore, non solo il totale
Una previsione azzeccata per compensazione — una trattativa persa e una inattesa vinta — non è una previsione buona.
Per fare tutto questo servono backlog, retainer, trattative e capacità nello stesso posto e aggiornati insieme. Ricostruirli a mano ogni mese significa produrre una previsione che arriva quando il mese è già cominciato: è la ragione per cui nel PSA che abbiamo costruito questi quattro dati vivono sulla stessa schermata.