Prima di comunicare
Da verificare mentre il rapporto è ancora normale
- Il dominio è intestato alla vostra azienda, con contatto amministrativo interno.
- Avete accesso amministrativo diretto a hosting, pannelli e servizi, non tramite il fornitore.
- Gli account pubblicitari e statistici sono di vostra titolarità.
- Avete una copia recente e completa dei dati, esportata e verificata.
- Sapete dove sono i sorgenti e potete accedervi.
- Avete l'elenco dei servizi esterni usati e delle relative credenziali.
- Avete i contatti diretti dei fornitori terzi coinvolti, non mediati.
Capire perché state cambiando
| Motivo | Il nuovo fornitore risolve? | Cosa serve davvero |
|---|---|---|
| Tempi di risposta troppo lunghi | Solo se il contratto lo prevede | Livelli di servizio scritti |
| Costi non chiari | Solo se il perimetro è definito | Perimetro e listino attività |
| Competenze non adeguate | Sì | Verifica delle referenze su casi simili |
| Il fornitore non capisce il nostro lavoro | Solo in parte | Anche più coinvolgimento vostro |
| Non abbiamo mai definito cosa volevamo | No | Un brief, prima di cercare chiunque |
| Rapporto personale deteriorato | Sì, ma verificate il resto | Attenzione a non ripetere lo schema |
Le righe quattro e cinque sono le più frequenti e le meno riconosciute: se il problema è che nessuno in azienda ha mai definito gli obiettivi, cambiare fornitore sposta il problema di sei mesi e lo ripresenta identico.
La transizione
- 01
Scegliere il nuovo prima di lasciare il vecchio
Il periodo senza nessuno è quello in cui i problemi non hanno soluzione. Una sovrapposizione è sempre preferibile a un vuoto.
- 02
Comprare qualche settimana di affiancamento
Il fornitore uscente che risponde alle domande di quello entrante. Costa poco e vale molto: è conoscenza che altrimenti va ricostruita a tentativi.
- 03
Congelare le modifiche durante il passaggio
Nessuna nuova funzione mentre si trasferisce: le modifiche in corso sono la principale causa di cose che si perdono.
- 04
Far documentare al nuovo fornitore ciò che trova
È il momento in cui deve capire tutto: chiedergli una descrizione scritta dello stato attuale produce documentazione che prima non esisteva.
- 05
Chiudere formalmente
Con una lettera che dichiara consegnati dati, accessi e sorgenti, e disattiva gli accessi residui del vecchio fornitore. Va fatto, e quasi nessuno lo fa.
Cosa chiedere al nuovo fornitore
- Una valutazione onesta di ciò che esiste, prima di proporre di rifare tutto: un fornitore che propone di ricostruire da zero senza aver guardato è un segnale.
- Le clausole su proprietà, uscita e accessi, scritte fin dall'inizio: non ripetete lo stesso errore.
- Un riferimento nominativo e i tempi di presa in carico dichiarati.
- La disponibilità a interfacciarsi con il fornitore uscente durante la transizione.
- Un primo intervento breve e misurabile prima di impegni lunghi: serve a verificare come lavorano davvero.
L'ultimo punto vale come metodo generale: un lavoro piccolo e concreto dice sulla collaborazione più di qualsiasi presentazione, e costa molto meno che scoprirlo dentro un progetto da mesi.